Durante décadas, los fabricantes de todo el mundo se han centrado en crear procesos repetibles y altamente eficientes para ofrecer resultados predecibles de forma consistente. En el mundo de la fabricación, esos resultados predecibles se traducen en productos de calidad entregados a tiempo, con defectos mínimos.
Entre los principios, metodologías y estándares que han evolucionado a partir del enfoque continuo del fabricante en una mayor eficiencia y calidad a través de prácticas uniformes y automatización, las prácticas Lean continúan perdurando y evolucionando.
Hoy en día, esos principios y prácticas están cobrando una nueva vida, más allá de la planta de fabricación y más allá de los procesos orientados a la fabricación, hasta las operaciones administrativas típicas, como el procesamiento de pedidos de ventas.
A continuación se explica cómo y por qué los principios lean pueden beneficiar su proceso de pedidos de ventas, sea o no fabricante.
¿Qué hace que Lean sea “Lean”?
Lean Manufacturing es un método sistemático para la eliminación de desperdicios dentro de un sistema de fabricación. Tiene en cuenta los residuos generados por la sobrecarga y los residuos generados por la desigualdad en las cargas de trabajo. Lean se centra en hacer evidente lo que añade valor y reducir todo lo demás.
El incesante enfoque en agregar valor y crear procesos estándar y repetibles ha generado enormes dividendos para los fabricantes que deben competir en un mercado global. Esos mismos principios se aplican a todo tipo de procesos que pueden afectar la capacidad de una organización para competir, especialmente las operaciones administrativas como el procesamiento de pedidos de ventas, donde abundan las oportunidades para estandarizar prácticas y producir mejores resultados con mayor rapidez.
Aplicando Lean al Back Office
Una vez que una organización ha visto un proceso a través de la lente de los principios lean, es difícil NO examinar y reevaluar otros procesos de la misma manera. Es por eso que muchos fabricantes de vanguardia están adoptando los principios Lean y aplicándolos a sus procesos comerciales centrales.
Ya sean cuentas por pagar, procesamiento de pedidos de ventas, incorporación de empleados o algún otro proceso que involucre a múltiples partes interesadas y numerosos pasos, la mayoría de las empresas tienden a tolerar y sufrir ineficiencias y cuellos de botella en los procesos que tienen costos reales en dólares y de oportunidad.
Aplicar Lean al procesamiento de pedidos de ventas es un proceso natural para la mayoría de los fabricantes, o para cualquier empresa que haya abordado la transformación de otros procesos comerciales utilizando los mismos principios. Una vez que se ha modernizado un proceso (ya sea de fabricación o de cuentas por pagar), las organizaciones tienden a cuestionar toda la información "no estructurada" y los pasos manuales que obstruyen sus procesos.
Los fabricantes, por ejemplo, distribuyen, rastrean y archivan innumerables documentos, incluidos documentos de planificación y órdenes de cambio de ingeniería (ECO), además de facturas y recibos generados durante el proceso de desarrollo y fabricación de cada pieza de equipo, pieza y ensamblaje.
Toda esta información y documentación de respaldo debe integrarse con múltiples sistemas de fabricación centrales (por ejemplo, software MRP/ERP, software de gestión del ciclo de vida del producto, software de gestión de la cadena de suministro, sistemas de ejecución de fabricación y sistemas de control y programación de la producción).
Con sistemas implementados que se han integrado adecuadamente para respaldar un proceso único y estandarizado y una mentalidad que abraza la estandarización y la automatización, el back office de repente tiene el potencial de pasar de ser un centro de costos a una oportunidad para obtener una ventaja competitiva adicional.
Procesamiento eficiente de pedidos de ventas
El procesamiento de pedidos de ventas abarca los datos, documentos y acciones mediante las cuales los clientes realizan y pagan los pedidos. Los documentos y datos gestionados como parte de este proceso incluyen propuestas de ventas, cotizaciones, garantías y correspondencia, además de documentos de compra como órdenes de compra, solicitudes de crédito, certificados fiscales, facturas, documentos de envío, comprobantes de entrega y correspondencia. Cada uno de esos documentos refleja decisiones y acciones específicas que deben monitorearse y administrarse, junto con datos no estructurados que deben capturarse y mantenerse en sistemas que son críticos para mantener la visibilidad y el control de la empresa en su conjunto.
Al carecer de prácticas estandarizadas, sistemas de integración y procesos automatizados, aplicar principios lean a los pedidos de ventas puede ser un verdadero desafío. In that sense, manufacturers can have a leg up on other companies seeking to transform their operations and achieve greater productivity - they ALREADY have gone through the thought process and implemented the right tools to support their manufacturing process.
Afortunadamente, para los no fabricantes, crear una máquina de procesamiento de pedidos de ventas eficiente no tiene por qué implicar reinventar la rueda.
Un pequeño salto para lograr que SOP sea eficiente
En muchos casos, las empresas hoy en día ya cuentan con los sistemas adecuados para automatizar el procesamiento de pedidos de ventas. Lo que falta es el "tejido conectivo" para convertir los sistemas de recursos empresariales (ERP) y los sistemas de gestión de contenido empresarial (ECM) que puedan tener en los motores de procesos verdaderamente inteligentes y totalmente automatizados.
Plataformas de automatización de procesos inteligentes, como la de Artsyl docAlpha , integrarse con los sistemas comerciales existentes para transformar los datos no estructurados de los documentos almacenados en sistemas ECM en datos estructurados que se pueden almacenar y administrar en sistemas ERP - automáticamente, con una mínima intervención humana. Para los empleados, esto se traduce en la eliminación de tareas rutinarias como la entrada de datos y el archivo de documentos. Para los ejecutivos, significa que los datos y documentos se transforman en información instantáneamente, lo que resulta en una mayor visibilidad de la información empresarial crítica. Para los clientes, esto puede traducirse en una mayor capacidad de respuesta y un mejor servicio a un costo menor.
Eso es sólo el comienzo. Transformar documentos y datos en información procesable puede impulsar procesos automatizados para enrutar datos/documentos para procesos transaccionales como el procesamiento de pedidos de ventas y la creación automática de transacciones dentro de ERP u otros sistemas comerciales de una manera totalmente transparente y auditable al instante.
Más allá de los procesos transaccionales, las plataformas de automatización de procesos inteligentes pueden respaldar mejores decisiones comerciales al brindar un acceso más oportuno y preciso a los datos que informan los indicadores clave de desempeño de la organización.
Ha llegado el momento de los procesos automatizados de pedidos de ventas
Los principios Lean no son nuevos, como tampoco lo es la automatización de procesos de negocios: la visión de sistemas inteligentes e integrados para brindar acceso en tiempo real a datos críticos y automatizar procesos existe desde hace más de una década. Lo que ha cambiado es que la tecnología ha evolucionado y las prácticas se han perfeccionado lo suficiente como para hacer que la automatización de procesos de negocio sea lo suficientemente fácil y asequible para empresas de todos los tamaños. Hoy en día, existen soluciones más flexibles, adaptables y asequibles que pueden soportar los desafíos empresariales del mundo real sin necesidad de codificación ni personalización continuas.
Para explorar cómo las aplicaciones de procesos inteligentes y la transformación de procesos comerciales pueden ayudar a automatizar y acelerar las operaciones de su organización, comuníquese con su representante de Artsyl Technologies.