Alrededor de 2014, Laird, líder mundial en ingeniería y fabricación de productos electrónicos, con casi 50 oficinas en todo el mundo, decidió consolidar y centralizar sus operaciones financieras.
El nuevo modelo de Laird se centró en consolidar la operación financiera y transformar 50 equipos en tres: uno para Estados Unidos, uno para Europa y otro para Asia.
El recién formado Centro de Servicios Compartidos de Laird Financial estaría facultado para acceder más rápidamente a datos financieros, generar informes, realizar análisis y respaldar decisiones comerciales y gestionar operaciones financieras para la organización.
Sin embargo, para hacerlo, la empresa necesitaba una forma de digitalizar su proceso de cuentas por pagar y eliminar la dependencia de las facturas en papel y el enrutamiento de aprobación manual.
Digitalización de cuentas por pagar y automatización de aprobaciones y codificación del libro mayor
Para aprovechar su sistema de recursos empresariales QAD existente, Laird implementó el sistema de gestión de documentos empresariales DocLib para manejar sus documentos AP digitalizados y respaldar un proceso automatizado de enrutamiento y aprobación.
La integración de QAD y DocLib permitió a Laird centralizar sus operaciones y brindar acceso a datos y documentos para respaldar las decisiones comerciales y automatizar la entrada de datos de transacciones.
Para aprovechar al máximo AMBOS sistemas y eliminar los cuellos de botella de la clasificación manual de documentos y la extracción/ingreso de datos, Laird aprovechó la docAlpha Plataforma de transformación digital de Artsyl Technologies.
Según el supervisor de contabilidad de Laird, Jiri Slavik, implementar un sistema para digitalizar de manera eficiente e inteligente facturas y otros documentos AP fue clave para lograr la visión de Laird de operaciones financieras más ágiles y centralizadas.
Con docAlpha , Laird podría confiar en un sistema capaz de clasificar documentos automáticamente, extraer datos relevantes y archivar esos documentos en DocLib, junto con esos datos, automáticamente.
“Recibimos las facturas en nuestro buzón, las procesamos a través docAlpha ", y luego todo fluye a DocLib", explicó Slavik. "Con las facturas de pedido, DocLib obtiene la información de QAD. Sin PO, tenemos una lista de aprobadores y DocLib se encarga de reenviar la carga de trabajo a quien tenga que aprobarla. Cuando regresa a nosotros, validamos toda la información y simplemente presionamos un botón para que todo fluya hacia QAD para que esté listo para pagar.
Para aprender más sobre cómo docAlpha permitió a Laird centralizar las operaciones y obtener control sobre las cuentas por pagar, lea el estudio de caso completo