Automatizar los procesos de cuentas por pagar no es ciencia espacial; Hoy en día, las tecnologías, sistemas y prácticas para lograr un rápido retorno de la inversión a partir de la automatización de AP están bien establecidas y bien documentadas. Para las empresas que pueden llegar tarde al juego de la automatización, la buena noticia es que los pioneros han abierto un camino que a estas alturas ya está bien pavimentado.
Independientemente de los socios, proveedores o tecnologías que elija su empresa al optar por optimizar y automatizar un proceso como el de cuentas por pagar, las preguntas básicas siguen siendo las mismas.
La siguiente lista de preguntas/cuestiones a considerar al principio del proceso probablemente surgirá una y otra vez a medida que explore las opciones correctas y la mejor solución para su empresa.
1. ¿Cómo están estructuradas sus operaciones AP (centralizadas o distribuidas)?
A estas alturas, la mayoría de las organizaciones han consolidado su organización AP y han centralizado sus operaciones. Las investigaciones de la industria confirman que el 90 por ciento de las empresas actuales ya mantienen un departamento de cuentas por pagar centralizado, el 30 por ciento de los cuales están organizados en un entorno de servicios compartidos. Las economías de escala derivadas de un departamento de AP centralizado son claras: no hay necesidad de replicar la misma funcionalidad en diferentes ubicaciones ni de invertir en equipos o personal redundantes. Por ejemplo, THP con sede en Londres , ha optimizado con éxito sus operaciones de cuentas por pagar mediante la implementación de soluciones de automatización inteligentes, lo que ha dado como resultado una mayor eficiencia y una reducción de los errores manuales.
Según The Accounts Payable Network, la práctica más importante que debe implementarse en un departamento de cuentas por pagar centralizado es la centralización del recibo de facturas. Al ordenar a los proveedores que envíen sus facturas directamente a AP, se eliminan los retrasos inherentes al manejo manual y se sientan las bases para la estandarización de los procesos.
Las empresas que optan por mantener operaciones distribuidas de cuentas por pagar por diversos motivos deben considerar formas de estandarizar sistemas, prácticas y políticas para garantizar la visibilidad en toda la organización.
Aquellos que opten por consolidar y centralizar deben centrarse en aprovechar las experiencias y prácticas de cada grupo al definir un proceso centralizado.
2. ¿Cuánto tiempo lleva procesar una factura?
A la pregunta de cuánto tiempo lleva procesar una factura debe ir seguida de "¿Cuánto tiempo cree que DEBERÍA tomar?".
Los estudios de la industria han demostrado que los procesos y la tecnología rezagados generalmente requieren entre 14 y 24 días o más para procesar una factura. El promedio es de 8 a 13 días. Las mejores empresas de su clase pueden reducir ese tiempo a entre 1 y 7 días.
Según Aberdeen Group, la automatización de cuentas por pagar puede reducir el tiempo de procesamiento de facturas de 20 días a 3, permitiendo a los "rezagados" A{ saltar a la cabeza de la clase.
Según Aberdeen Group, la facturación manual suele requerir al menos 15 pasos antes de que se complete la contabilización. Una revisión exhaustiva del proceso y su automatización a menudo pueden reducir esos pasos a la mitad.
3. ¿Cuántas facturas se procesan por empleado de tiempo completo (FTE)?
Esta evaluación proporciona información valiosa sobre la productividad general de las cuentas por pagar y define la capacidad de una empresa para escalar sus operaciones a medida que crece el negocio. La productividad de los empleados puede variar según el tamaño y la industria, pero en promedio para una organización de cuentas por pagar manual, es común 50 facturas por día por empleado, o un poco más de 1000 por mes.
Según Aberdeen Group, las organizaciones con automatización de cuentas por pagar pueden procesar más de 4 veces más facturas que aquellas sin automatización.
A menudo, el crecimiento o la fusión de una empresa que ha superado su personal actual de AP se convierte en el punto de decisión para la automatización de AP. Las empresas que han obtenido estos niveles de eficiencia a través de la automatización capacitan a su personal actual para manejar el aumento de velocidad o pueden asignar miembros del personal a otras áreas del negocio, dedicando su tiempo a tareas de mayor valor agregado.
4. ¿Qué porcentaje de las facturas son en papel? ¿En qué otros canales confía para la recepción de facturas?
Sorprendentemente, el papel prevalece en muchas empresas, especialmente cuando se trata de la recepción de facturas. Según el Instituto de Operaciones Financieras, casi el 80 por ciento de las empresas afirmaron que al menos la mitad de las facturas que reciben están en papel.
Not surprisingly, TAPN reports that as the percentage of paper invoice decreases, the number of invoices processed per FTE increases. Pero el problema con el papel suele ser el proceso manual en el que confían la mayoría de las empresas para archivar, clasificar, extraer datos y enviar documentos para su aprobación, lo que genera todo tipo de ineficiencias, cuellos de botella y fuentes de error.
Los errores en la entrada de datos, los errores de concordancia, las facturas duplicadas o incluso las que desaparecen como resultado de procesos manuales aumentan los costos, causan confusión y crean retrasos. Si a esto le sumamos las implicaciones de las acumulaciones inexactas para la toma de decisiones estratégicas, los costos ocultos de los procesos manuales y basados en papel son demasiado grandes para ignorarlos.
Gracias a las soluciones de captura inteligente que pueden extraer información de transacciones de facturas en papel, junto con archivos digitales, las empresas pueden alcanzar altos niveles de eficiencia, confiabilidad y previsibilidad, independientemente del medio o canal por el cual reciben las facturas, siempre y cuando tengan un proceso automatizado bien diseñado respaldado por la tecnología adecuada.
5. ¿Cuántas facturas se basan en órdenes de compra?
Según el Instituto de Operaciones Financieras, la mayoría de las organizaciones informan que entre la mitad y las tres cuartas partes de su facturación se basa en órdenes de compra, aunque esta cifra varía según la industria.
Debido a la falta de visibilidad y control de gastos asociados con las facturas sin orden de compra, muchas empresas están encontrando formas de aumentar su porcentaje de facturas con orden de compra. Las facturas basadas en órdenes de compra permiten un procesamiento más rápido y una mayor precisión porque las aprobaciones ocurren al principio y se pueden hacer coincidencias entre la factura, la orden de compra y la recepción de mercancías.
Las plataformas de procesos inteligentes pueden automatizar el proceso de cotejo de facturas basadas en órdenes de compra, dirigiéndolas al pago o siguiendo reglas comerciales para enrutar y gestionar excepciones.
Para las empresas donde la mayoría de las facturas no están basadas en órdenes de compra, incluidas las empresas basadas en servicios (donde el 90 % de las facturas no están basadas en órdenes de compra), los procesos de aprobación automatizados y basados en reglas pueden brindar visibilidad y control de gastos.
En cualquier caso, es clave definir procesos de aprobación, validación y presentación de informes que reflejen las prácticas de la empresa.
Para obtener más información sobre cómo redefinir procesos y definir oportunidades para una mayor eficiencia y control a través de la automatización de procesos, lea la serie de blogs de tres partes de Artsyl sobre cómo definir y gestionar iniciativas de automatización AP.