Cuatro claves para optimizar los resultados de las iniciativas de automatización AP
Para las organizaciones que buscan invertir en automatización de cuentas por pagar, la mayoría de las organizaciones se centran en lograr un rápido retorno de la inversión acortando los tiempos de los ciclos, aprovechando los descuentos por pago anticipado y escalando para alcanzar una mayor velocidad con el personal existente.
Pero los beneficios van más allá de la velocidad y la rentabilidad y abarcan una mejor toma de decisiones y ejecución organizacional. Los mejores proyectos de automatización de cuentas a pagar se convierten en plataformas de lanzamiento para una mayor automatización, eficiencia y control de procesos en toda la organización.
Aquí hay cuatro factores clave a tener en cuenta al vender internamente los beneficios de la automatización de cuentas a pagar:
Procesos más rápidos = mayor flexibilidad y control
La digitalización del procesamiento de facturas ahorra tiempo y dinero; sin embargo, sólo el 29 por ciento de las organizaciones aprovechan los descuentos por pago anticipado. Acelerar los tiempos del ciclo de facturación con la automatización conduce a un mayor control sobre el proceso de pago, brindando la capacidad de negociar descuentos por pago anticipado con los proveedores. Ofrecer pagar las facturas anticipadamente a cambio de un descuento es una oferta que muchos proveedores aceptarán. Idealmente, las empresas pueden negociar descuentos dinámicos, proporcionando una escala gradual de descuentos en función de cuándo el proveedor elige pagar.
Esto permite a las empresas optimizar el flujo de caja y al mismo tiempo equilibrar los beneficios de los pagos anticipados. Para las empresas y sus proveedores, el resultado es beneficioso para todos.
Información instantánea = mejor toma de decisiones y mejor servicio al cliente
Desde la visibilidad del flujo de caja hasta un mejor servicio al cliente, el acceso instantáneo a información actualizada a menudo se considera un beneficio auxiliar de la automatización de AP a la hora de justificar los costos de los proyectos, pero, en última instancia, proporciona un mayor impacto estratégico a largo plazo. Automatización AP que se basa en soluciones de captura inteligentes como FacturaAcción de Artsyl Technologies transforma la información confinada a documentos físicos y electrónicos y la valida y comparte con sus otros sistemas automáticamente.
Este proceso no solo reduce los tiempos de ciclo y los errores humanos, sino que también brinda información precisa al personal de contabilidad en el momento en que la necesita. Los informes o paneles gráficos de esta información pueden brindar información inmediata sobre el flujo de caja y otros KPI financieros. También puede ofrecer acceso instantáneo a documentación relacionada, como facturas, documentos de pago y contratos, directamente desde su ERP u otros sistemas contables. Como resultado, en el momento en que un cliente o proveedor llama, el personal tiene acceso a todo lo que necesita desde un único punto de contacto.
Los procesos escalables reducen los costos laborales
Un beneficio obvio de la automatización de AP es la reducción del trabajo manual, lo que permite que su personal procese más documentos diariamente, acelerando el manejo de excepciones y al mismo tiempo gestiona de manera rápida y efectiva las solicitudes de proveedores y clientes. A medida que se reduce el trabajo manual, las empresas pueden mejorar las habilidades y roles de sus empleados para aportar mayor valor a la organización. A medida que estas soluciones continúan automatizando sus procesos, incluso con aumentos en los volúmenes de documentos, esto le permite reducir las necesidades de contratación y mantenerlas bajas con el tiempo.
De hecho, nuestra experiencia en Artsyl Technologies ha incluido una gran cantidad de clientes cuyo principal impulsor de AP Automation fue el deseo de expandir sus operaciones, ya sea geográficamente o hacia nuevos mercados. La escalabilidad que se obtuvo al automatizar tareas rutinarias como la entrada de datos, el archivo de documentos y el enrutamiento de aprobación no solo permite a su personal manejar una mayor velocidad de proveedores y facturas. También permite a esos empleados opinar y contribuir a mejorar los procesos a medida que el negocio crece.
Las soluciones escalables generan beneficios aún mayores
A menudo, automatizar un proceso único y repetible, como las facturas AP, se convierte en un trampolín hacia una mayor automatización e innovación en toda la organización. La forma de obtener el mayor retorno de la inversión cuando se analiza la automatización en contabilidad es encontrar una solución que pueda transformar no uno sino muchos procesos dentro de un departamento o en toda la organización. Desde el procesamiento de facturas de proveedores hasta el procesamiento de pedidos, la facturación y el procesamiento de pagos de clientes, existen muchos procesos rutinarios y repetibles en toda la contabilidad que son objetivos principales para la automatización.
Encontrar una solución que pueda transformar todos estos procesos contables no solo libera a los empleados de la carga de aprender diferentes sistemas, sino que también hace que sea mucho más fácil para TI mantener estas soluciones. Menos capacitación para los empleados, menos carga para la TI, pero una mayor eficiencia en los procesos contables significa un mayor retorno de su inversión en tecnología.
Para obtener más información sobre AP Automation, Smart Process Technologies y Intelligent Capture Solutions, comuníquese con su representante de cuentas de Artsyl Technologies.