A medida que las tecnologias para eliminar tareas manuales pesadas como archivo documental, captura de datos, enrutamiento de aprobaciones e informes de KPI se vuelven mas flexibles y rentables, seguir haciendo las cosas como siempre es menos fiable y mas caro.
En muchos proyectos de automatizacion de procesos, en especial los cargados de documentos y datos con varios interesados como cuentas por pagar o procesamiento de ordenes de venta, lograr retorno de inversion en unos seis meses es realista.
El exito y ese ROI suelen depender de unas reglas sencillas. Algunos consejos para mantener el rumbo al empezar.
1: Mantengalo simple
Cuanto mas complejo es el proyecto, mas puntos de fallo aparecen y mas cuesta depurar. La automatizacion funciona mejor con transferencias de datos sencillas y sin intentar abarcar demasiado.
2: Identifique los mejores casos de negocio para automatizar
Quien aprueba la compra de tecnologia de automatizacion espera un retorno tangible, asi que afine el caso de negocio y lo que entregara antes de financiarlo. Proyectos directos como automatizacion de facturas AP u ordenes de venta suelen dar beneficios rapidos y dejar bases para luego abordar procesos mas complejos.
3: Piense en puntos de intervencion manual
Es facil emocionarse automatizando algo y olvidar que las personas siguen dependiendo de esa automatizacion y deben interactuar con ella. El diseno debe incluir el flujo completo entre personas y automatizacion: que puntos de contacto humanos habra, si los habra, y cuando hara falta intervencion o manejo de excepciones.
4: Defina niveles de servicio y condiciones de alerta
Si la automatizacion monitorea procesos y envia alertas, defina con cuidado las condiciones que las disparan. Indique quien recibe cada alerta y que accion puede tomar para intervenir.
5: Documente o revise procedimientos de sistema y operacion
Pasar a automatizacion cambia flujos de negocio y de sistema. Incluya una tarea de proyecto para actualizar procedimientos operativos y de sistema para que TI y negocio esten al dia. Como ultimo paso, el personal debe probar esos procedimientos revisados en la practica antes de pasar a produccion.
6: Pruebe procesos operativos y de negocio
Sorprende con que frecuencia los planes de automatizacion en TI no incluyen pruebas reales dentro del negocio. Si su negocio es finanzas, por ejemplo, funciona igual de bien en originacion de prestamos que en aprobacion de tarjetas? Cada escenario que use la automatizacion debe probarse, depurarse y firmarse con el usuario final antes de produccion. Si la automatizacion toca al cliente, las pruebas incluyan un grupo externo para validar una buena experiencia.
Adelante
Con estos consejos podra identificar mejores oportunidades de ahorrar tiempo, dinero y esfuerzo en la organizacion y lograr una victoria rapida que abra camino a mas innovacion y eficiencia.
Para mas informacion y para hablar de sus metas de automatizacion de procesos, contacte a su representante de Artsyl Technologies. Puede mostrar como plataformas de procesos inteligentes como docAlpha se adaptan para automatizar procesos que dependen de documentos y datos, eliminando captura manual, archivo y enrutamiento de flujos.