En esta serie en varias partes veremos como transformar operaciones de ordenes de venta de funcion de back office a activo estrategico que impulse productividad, rentabilidad e innovacion mas alla de servicio al cliente, cuentas por cobrar y finanzas. Este segundo articulo repasa responsabilidades del lider del proyecto de automatizacion orden a cobro (O2C) y como obtener apoyo de un sponsor ejecutivo.
Segun una encuesta reciente de Aite Group, casi el 60% de gerentes senior de cobros y tesoreria no estaba plenamente satisfecho con procesos de cobros y aplicacion de efectivo de la empresa.
Aunque las ganancias de productividad por automatizar ordenes de venta estan bien documentadas y el riesgo es relativamente bajo, las empresas no siempre logran un caso ganador para invertir en innovacion en O2C.
El problema, segun quienes no automatizan ni innovan, suele ser un choque de prioridades en la organizacion. Pero debajo esta el problema real: los interesados no armaron un caso convincente de mejora porque no enlazaron la necesidad con metas y prioridades de la empresa.
El caso convincente para automatizar ordenes de venta
Procesar cobros de forma oportuna y exacta es critico para la salud financiera. La empresa necesita efectivo para comprar bienes o materias primas, fabricar y distribuir productos terminados, ventas y marketing y administracion. Gestionar efectivo exige manejar bien ciclos de ingresos y gastos. Tambien exige acceso oportuno a datos exactos para que finanzas sepa en todo momento la posicion financiera real.
Operaciones de ventas y gerentes de cuentas por cobrar suelen sentir el costo, la ineficiencia y los ciclos de procesos manuales de ordenes de venta, pero esas ineficiencias pueden parecer tolerables si no se entiende el impacto profundo en salud financiera.
Ese argumento mas profundo es el que los gerentes deben plantear a direccion para crear urgencia y ganar campeones ejecutivos.
Comunicar problemas, soluciones y beneficios
En la primera parte de la serie hablamos de dolores de organizaciones que aun gestionan manualmente clasificacion y archivo de pedidos, enrutamiento de aprobaciones y captura de datos en sistemas ERP . Incluian dias de ventas pendientes largos, alta tasa de errores y falta de datos oportunos, exactos y detallados para gestionar flujo de caja y pronosticar comportamiento de compra.
Al exponer retos de departamento con procesamiento de ordenes de venta, a menudo no se conectan con indicadores clave (KPI) y objetivos corporativos concretos.
Para pasar de dolores de departamento a preocupaciones de empresa, los gerentes deben pensar en el impacto financiero global y en metas estrategicas especificas.
Relacione cada tema de departamento con metas corporativas:
Son solo ejemplos: al revisar riesgos de departamento, traduzca esos dolores a impactos cuantitativos y cualitativos en salud financiera, cumplimiento y reputacion o relaciones con clientes clave.
Elija al sponsor ejecutivo y sea especifico en sus necesidades
Si reunir metricas y armar un caso de negocio solido ante quien decide le abruma, empiece documentando dolores del departamento con el mayor detalle posible y comparta esos puntos con un posible sponsor ejecutivo para alinear prioridades de la empresa y riesgos y beneficios de automatizar ordenes de venta.
Puede descubrir que la informacion y datos de desempeno que busca ya existen o que varios interesados tienen piezas distintas del rompecabezas al definir problemas y cuantificar metas y beneficios. Esas mismas personas pueden ser clave en planificacion e implementacion.
Cuando tenga lo necesario para un caso alineado con prioridades ejecutivas, defina con claridad inversion en tiempo, dinero y recursos para la iniciativa y como ese gasto mejorara resultados a nivel corporativo.
Al inicio puede bastar con apoyo para explorar la iniciativa y asignar tiempo de equipo para armar la propuesta. O puede ser aprobacion de una propuesta con presupuesto, ROI y plazos definidos.
En el PROXIMO articulo de la serie sobre automatizacion orden a cobro veremos consejos para reunir requisitos de su iniciativa de automatizacion de procesos y mapear en detalle su nuevo proceso automatizado.