Poner en marcha su proyecto de automatizacion AP
Para lograr patrocinio ejecutivo, piense y comunique como un ejecutivo
En esta serie en varias partes veremos como transformar operaciones de AP de funcion de back office a activo estrategico que impulse productividad, rentabilidad e innovacion mas alla de AP y finanzas. Este segundo articulo repasa responsabilidades del lider del proyecto de automatizacion AP y como obtener apoyo de un sponsor ejecutivo.
Aunque las ganancias de productividad de automatizar AP estan bien documentadas y el riesgo es relativamente bajo, los equipos de AP no siempre logran un caso ganador para invertir en innovacion operativa.
Un estudio reciente de PayStream Advisors, patrocinado por Artsyl, muestra las principales barreras a adoptar automatizacion AP:
- Creer que los procesos actuales funcionan;
- Creer que no habra retorno de inversion (ROI) con una solucion;
- No lograr apoyo interno.
Comunicar problemas, soluciones y beneficios
En la primera parte de la serie hablamos de dolores principales de organizaciones que aun gestionan manualmente clasificacion y archivo de facturas, enrutamiento de aprobaciones y captura de datos en sistemas ERP . Incluian ciclos de aprobacion largos, alta tasa de errores, bajo porcentaje de descuentos por pronto pago y falta de tiempo o datos exactos para pronosticar y gestionar flujo de caja.
Encuestas de PayStream Advisors muestran resultados similares:
Fuente: PayStream Advisors
Piense y comunique como un ejecutivo
El problema al exponer estos retos y resultados suboptimos en AP es que no se conectan con indicadores clave (KPI) y objetivos corporativos concretos. Para pasar de dolores de departamento a preocupaciones de empresa, responsables y equipo de AP deben pensar en el impacto financiero global y en metas estrategicas especificas.
Relacione cada tema de departamento con metas corporativas:
- La captura manual reduce visibilidad del proceso y aumenta errores y excepciones, con datos inexactos. Eso puede malograr pronosticos de flujo de caja y otros KPI criticos para CFO, COO y CEO.
- Facturas perdidas o faltantes suben costos y pueden crear riesgos de cumplimiento con impacto mayor en la organizacion.
- No captar descuentos por pronto pago tambien refleja falta de visibilidad y control del proceso, con efecto en flujo de caja, cumplimiento y control.
Son solo ejemplos: al revisar riesgos de departamento, traduzca esos dolores a impactos cuantitativos y cualitativos en salud financiera, cumplimiento y reputacion o relaciones con proveedores, socios y clientes clave.
Elija al sponsor ejecutivo y sea especifico en sus necesidades
Si reunir metricas y armar un caso de negocio solido ante quien decide le abruma, empiece documentando dolores del departamento con el mayor detalle posible y comparta esos puntos con un posible sponsor ejecutivo para alinear prioridades de la empresa y riesgos y beneficios de automatizar AP.
Puede descubrir que la informacion que busca ya existe o que varios interesados tienen piezas distintas del rompecabezas al definir problemas y cuantificar metas y beneficios. Esas mismas personas pueden ser clave en planificacion e implementacion.
Cuando tenga lo necesario para un caso alineado con prioridades ejecutivas, defina con claridad inversion en tiempo, dinero y recursos para la iniciativa y como ese gasto mejorara resultados a nivel corporativo.
Al inicio puede bastar con apoyo para explorar la iniciativa y asignar tiempo de equipo para armar la propuesta. O puede ser aprobacion de una propuesta con presupuesto, ROI y plazos definidos.
En el PROXIMO articulo de la serie sobre automatizacion AP veremos consejos para reunir requisitos de automatizacion de procesos y mapear en detalle su nuevo proceso automatizado.