Automatizar cuentas por pagar es una de las soluciones de menor riesgo y mas faciles de implementar para quienes buscan automatizacion de procesos para ganar eficiencia y bajar costos. Estadisticas consolidadas de empresas de todo tamano e industria respaldan ROI claro en automatizacion de facturas AP en tan solo unos meses. Por que entonces algunas empresas avanzan y otras siguen con procesos manuales y costos generales inflados en tareas tan directas?
Una encuesta reciente sugiere que la alta direccion y los duenos de proceso AP no piensan igual sobre el valor de automatizar el back office. Entre profesionales de AP encuestados, el 93% senalo fallas en procesos AP como obstaculo mayor para bajar costos y asegurar escalabilidad. Sin embargo, solo la mitad de ejecutivos encuestados reconocio problemas de proceso y asumio que la ineficiencia en AP era un costo aceptable del negocio.
Aunque el equipo de AP suele ver beneficios de la automatizacion, muchas veces no se traducen en prioridades ni percepcion de la direccion. Es una oportunidad perdida que se puede corregir con mejor comunicacion y viendo cuentas por pagar como algo mas que un centro de costo.
Por ejemplo, en lugar de centrarse solo en el tiempo para procesar una factura y acortar ciclos de pago, conviene mostrar el impacto positivo en gestion de efectivo. Al digitalizar y automatizar facturas, la empresa gana visibilidad de devengos en libro mayor y mejor lectura del flujo de caja en cada momento. Asi puede decidir cuando pagar proveedores y cuando conviene aprovechar descuentos por pronto pago para bajar costos.
La eficiencia y el ahorro importan. Pero la mayoria de ejecutivos dira que crecer ingresos y expandir operaciones motiva mas. Toda inversion que mejore visibilidad de KPI financieros criticos o permita escalar al crecer el negocio tendra mas prioridad y patrocinio ejecutivo.
Desde esa optica, automatizar AP es un caso fuerte de transformacion digital: ROI rapido e iniciativas que convierten transacciones en inteligencia de negocio y pueden replicarse en otros procesos y departamentos.
Muchas empresas que automatizan AP reutilizan los mismos sistemas de captura inteligente de datos para digitalizar ordenes de cliente. Automatizar facturas de proveedor puede generar eficiencia y ahorro suficientes para validar el modelo y pagar la tecnologia en un ano. Aplicar el mismo enfoque a ordenes de cliente puede reducir dias de ventas pendientes, mejorar cumplimiento y satisfaccion del cliente y dar acceso mas oportuno a comportamiento de compra y tendencias de ventas.
De pronto el equipo de AP no solo paga facturas mas rapido y con menos carga: aporta eficiencia, transparencia de procesos y salud financiera en toda la organizacion.
Que mejor forma de lograr apoyo ejecutivo que hacerles ver el AP como motor de metas empresariales mas ambiciosas.