Entre analistas y lideres de opinion que estudian tecnologias para gestionar datos y documentos, volvio el debate sobre como llamar a esos sistemas. Mas alla de semantica, redefinir lo que antes era gestion documental refleja el rol mayor del contenido, en especial datos no estructurados, en el mundo donde vivimos y trabajamos.
Que dicen los analistas sobre ECM
Segun Gartner, el termino Enterprise Content Management esta muerto. Servia para describir lo que muchos usuarios llamaban gestion documental, pero el termino ha perdido sentido y relevancia en parte porque ni la gestion de documentos ni la de contenido reflejan por si solas el valor final que esos sistemas producen o habilitan.
El nuevo termino de Gartner para los mismos sistemas es "content services" (servicios de contenido).
Forrester propuso dos submercados dentro de esa reimaginacion de ECM: 1) Transactional Content Services y 2) Business Content Services, siendo el primero el mas cercano al ECM "tradicional".
Apuntar a la informacion
AIIM, por su parte, tomo otro camino para redefinir el ecosistema antes conocido como ECM. La definicion clasica de AIIM para ECM ha sido: "No es una sola tecnologia ni metodologia ni proceso: es una combinacion dinamica de estrategias, metodos y herramientas para capturar, gestionar, almacenar, conservar y entregar informacion que apoya procesos organizacionales clave a lo largo de todo su ciclo de vida".
Con esa definicion base, AIIM adopta una vision mas amplia del ECM en evolucion y describe las soluciones de generacion siguiente que capturan, gestionan, almacenan, conservan y entregan informacion como plataformas de .
Segun AIIM, "gestion inteligente de la informacion significa que el nuevo mundo es de datos Y contenido, no datos O contenido. Antes funcionaba una dicotomia comoda entre gestion de datos y gestion de contenido. Si alguna vez tuvo sentido, cada vez tiene menos".
Datos, contenido e informacion
El punto es valido. La distincion real entre "datos" y "contenido" es en esencia la de datos estructurados y no estructurados. Historicamente, los datos estructurados se capturaron, almacenaron y gestionaron en sistemas ERP, como fuente principal de datos e informacion en la organizacion. El contenido no estructurado, tipicamente documentos, correos, etc., se gestiono con sistemas ECM (antes gestion documental).
Mas alla de las convenciones sobre COMO se capturan, gestionan, almacenan, conservan y entregan ambas fuentes, su valor potencial es en esencia el mismo.
Datos: estructurados o no estructurados?
En Artsyl Technologies tenemos una perspectiva particular sobre ambos tipos de plataforma, porque trabajamos en transformar contenido no estructurado en estructurado, para que fuentes como facturas, cotizaciones y pedidos formen parte natural del flujo de informacion que alimenta transacciones y decisiones diarias.
Nuestra plataforma de digitalizacion de negocio docAlpha extrae datos de documentos no estructurados y cruza con fuentes estructuradas como sistemas ERP para validar. Luego esos datos pueden cargarse al ERP como transaccion sin captura manual. O podemos enviar el documento fuente y metadatos extraidos a un ECM (o sistema de gestion inteligente de la informacion, o como prefiera llamarlo).
Entendemos que, al final del dia, sin importar cuantos canales entran y salen datos o si son estructurados o no, todo sirve a los mismos fines.
El contenido manda; la informacion es el reino
Aunque el debate entre analistas sobre como llamar a los sistemas que usamos para datos frente a documentos parezca menor, en realidad trata del rol de la tecnologia para resolver problemas de negocio y crear oportunidades nuevas.
ECM se reinventa porque su rol cambia: innovaciones como RPA e inteligencia artificial prometen cambiar radicalmente el trabajo. Esas tecnologias disruptivas dependeran cada vez mas de datos disponibles para aprender, adaptarse y automatizar lo rutinario. Que el contenido no estructurado sea hoy la mayor fuente de informacion en las organizaciones explica por que ECM tiene un papel central en la definicion del futuro del negocio.
Para saber mas sobre como plataformas de digitalizacion como docAlpha de Artsyl transforman datos estructurados y no estructurados en informacion y automatizan procesos, contacte a su ejecutivo de cuenta Artsyl.