En esta serie en varias partes veremos como las empresas pueden transformar operaciones de AP de funcion de back office a activo estrategico que impulse productividad, rentabilidad e innovacion mas alla de AP y finanzas. Este primer articulo repasa dolores tipicos que llevan a buscar una forma mejor de trabajar.
Para el fabricante multiproposito Leatherman, fueron dudas sobre crecer en el extranjero. Para la cooperativa agricola Elevator Co-op, seguir ciclos estacionales. Para Small Mining Development, LLC, pasar finanzas de un modelo distribuido a uno centralizado. En cada caso, cuentas por pagar fue un obstaculo para crecimiento de ingresos, rentabilidad y satisfaccion del cliente.
En cada caso, la automatizacion de procesos convirtio cuentas por pagar de obstaculo en solucion alineada con metas estrategicas de la organizacion.
Identificar sintomas de problemas en el proceso de AP
Si intuye problemas en AP pero necesita definirlos para armar el caso de cambio, aqui tiene dolores a considerar y cuantificar para apoyo interno y aprobacion de presupuesto.
1. Ciclos de aprobacion de facturas demasiado largos
Investigacion indica que empresas con AP manual tardan semanas de promedio en aprobar una factura. Si el proceso incluye enviar la factura a una ubicacion remota antes de llegar a cuentas por pagar, el ciclo puede alargarse y subir riesgo de facturas perdidas y duplicados.
2. Tasas altas de errores y excepciones
Las facturas con errores y excepciones son las mas caras de procesar. Estimaciones orientativas van de 2x a 10x el costo frente a una factura limpia. Si el equipo de AP vive en gestion de excepciones, queda poco tiempo para llevar proveedores a pagos en red, donde reglas de validacion pueden manejar excepciones por usted.
3. Bajo porcentaje de descuentos por pronto pago
A menudo consecuencia de ciclos largos, no captar descuentos por pronto pago encarece AP manual. La automatizacion de AP permite optimizar flujo de caja y esos descuentos.
4. Falta de gestion oportuna y exacta del flujo de caja
Falta de datos de devengo oportunos por AP manual suele implicar poca visibilidad del flujo de caja, lo que limita aprovechar descuentos por pronto pago y afecta la salud financiera de la organizacion.
Como se compara su organizacion?
Cuantos de estos sintomas le afectan? En la practica, aliviar aun UNO con automatizacion de cuentas por pagar puede dar ROI significativo e impacto amplio en desempeno y rentabilidad.
En el PROXIMO articulo de la serie sobre automatizacion AP veremos consejos para liderar la iniciativa y obtener apoyo de un sponsor ejecutivo.