Para muchos CFOs, la transformacion digital es una oportunidad enorme: mas alla de mejorar operaciones y reducir costos, poner a finanzas al volante de estrategias que lleven a la organizacion al siguiente nivel de crecimiento y rentabilidad.
“El rol del CFO esta cambiando”, dice un informe reciente de APQC: “El cambio pone la analitica de datos al frente. Pero muchos CFOs ven pasar de reportar datos a generar insights como un reto enorme”.
Superar ese reto es mas critico que nunca y, segun Ernst & Young, el tiempo corre. Segun un informe reciente de EY, “lo digital altera modelos financieros, operaciones y valoraciones, y la agenda de capital en general, con ritmo creciente. Si los CFOs quieren cumplir agenda de crecer, proteger y transformar la organizacion, deben abordar preparacion digital y brechas. Y hacerlo con urgencia”.
Hay buenas razones para mirar transformacion digital, sobre todo en finanzas. Aqui van cuatro impulsores que llevan a CFOs y equipos financieros a acelerar automatizacion de procesos y transformacion de operaciones financieras.
Hay precedentes de ahorro y ROI en procesos de compra a pago (P2P). Como el procesamiento de facturas de proveedor es repetitivo y de alto volumen, con requisitos bastante predecibles, la organizacion puede lograr ROI rapido sin implementaciones largas y costosas con mucha personalizacion.
Hasta hace poco, el costo del software para gestionar documentos contables y automatizar su procesamiento estaba al alcance de los mas grandes. Hoy las empresas de mercado medio acceden a plataformas de procesos inteligentes flexibles y configurables para extraer datos de documentos de compras y sistemas en la nube rentables para datos y documentos.
APQC estima que, en promedio, el 58% de las facturas se ingresan manualmente al sistema financiero y el 61% del costo de procesar cuentas por pagar es personal. Desde el inicio del siglo, la democratizacion tecnologica y el internet global abrieron oportunidades de externalizar procesos repetitivos y intensivos en personas, como teclear facturas de forma manual.
Scott Madden Management Consultants estima costos laborales tradicionales on-shore en unos 100.000 dolares al ano por FTE (equivalente de tiempo completo). Externalizar offshore, segun SMMC, cuesta unos 38.000 dolares al ano por FTE.
Los procesos digitales, en comparacion, pueden bajar costos a unos 13.000 dolares al ano por FTE, con mayor escalabilidad para mas volumen por fusiones, adquisiciones o crecimiento organico.
Tres: los procesos financieros manuales afectan otros procesos nucleo. Los procesos financieros generan datos y documentos que usan otros departamentos, incluidas ventas y servicio al cliente. APQC senala: “La mayoria de empresas pierde hasta 1% de ventas por mala planificacion y decisiones. Por que? Los decisores malinterpretan o descartan analisis financiero.” Organizaciones con procesos financieros debiles suelen tener errores de pronostico de ventas del 3,3%, frente a menos de la mitad en las mas avanzadas. Lo mismo ocurre con flujo de caja. Empresas sin sistemas que extraen datos de facturas de proveedor para crear transacciones en sistemas ERP , automaticen aprobaciones e informen el flujo carecen de visibilidad sobre devengos del libro mayor y luchan por una vista exacta del efectivo.
Cuatro: la automatizacion P2P mejora la auditabilidad de procesos financieros y refuerza cumplimiento. Las organizaciones se enfocan no solo en valor de poner orden a datos, documentos y procesos mal gestionados, sino en riesgos crecientes de asegurar y mantener volumenes mayores de informacion. Casi cada semana hay brechas de informacion en noticias. Ademas de crisis y verguenza publica, fallos de seguridad y privacidad implican riesgos serios que deben preocupar a todo CFO.
Automatizar P2P produce procesos bien definidos, guiados por reglas de negocio de forma predecible, repetible y exigible, reduciendo fraude y el esfuerzo para auditorias y demostrar cumplimiento.
Encuestados de APQC indicaron que casi 3 de cada 4 organizaciones tienen un proyecto activo de transformacion de procesos financieros: quien no tenga iniciativa quedara atras en eficiencia, control y competitividad.
Entre las razones por las que aun no automatizan cuentas por pagar, la mayoria cito presupuesto como barrera principal, seguido de falta de recursos tecnicos para el proyecto y falta de patrocinio ejecutivo.
Con ejecutivos cada vez mas a bordo de automatizacion P2P y de procesos; con menor costo y complejidad para P2P integrado y automatizado; y con datos solidos para el caso de cambio, es momento de que CFOs y finanzas tomen el mando.
Para armar el caso en su organizacion, contacte a su representante de Artsyl Technologies. Puede ayudar a mapear procesos, definir oportunidades de mejora y metricas concretas para el cambio.