A pesar de soluciones asequibles y faciles de implementar para automatizar cuentas por pagar, la mayoria de empresas sigue con procesos antiguos basados en manejo documental manual, captura de datos y enrutamiento de aprobaciones. Es probable que la suya sea una de ellas.
Segun Goldman Sachs, las empresas norteamericanas desperdician 187.000 millones de dolares al ano en costos de procesamiento de pagos. Las pymes pueden gastar unos 22 dolares en pagar una sola factura con cheque en papel. Eso ni siquiera cubre del todo costos ocultos por errores de captura, riesgo de fraude y demoras de ciclo propias de procesos manuales en papel en AP.
Decidir automatizar deberia ser obvio. Para empresas que comparan el costo de sumar personal solo para escalar lo manual, suele serlo. Pero si va a duras penas con el equipo actual, con poca visibilidad o control del flujo de caja, estas cinco preguntas ayudan a alinear a todos hacia un enfoque automatizado mejor.
Seguir el ritmo de volumen de facturas de proveedor al crecer es una razon principal para evaluar automatizacion. Aunque hoy no este en fuerte crecimiento, conviene mirar volumen actual y si basta para justificar inversion en automatizacion.
Una empresa con menos de 100 facturas al mes a veces puede gestionarlas a mano. La automatizacion mejora eficiencia, pero la inversion inicial puede costar justificarla segun expectativas de ROI. Justo por encima de un centenar al mes (sobre todo con facturas complejas multipartida), suelen aparecer errores, excepciones y demoras que inflan costos operativos.
En el peor caso, automatizar empeora un mal proceso al acelerar y multiplicar errores. Antes de quitar pasos manuales de un flujo defectuoso, mapee como se reciben, enrutan, codifican, aprueban y registran las facturas. Busque cuellos de botella y fuentes de error y demora. Luego busque automatizacion.
Bien aplicada, la automatizacion ordena y simplifica: automatiza tareas repetitivas, rutinarias y predecibles que el software inteligente puede asumir.
No puede medir ROI si no sabe el costo actual. Los costos directos de procesos en papel son relativamente faciles: franqueo, sobres y cheques en papel. Tambien hay costo de personal y tiempo no solo del equipo de AP sino de aprobadores y otros participantes. Mas alla, cuente duplicados y otros errores.
La automatizacion no puede vivir aislada: lo ideal es sacar mas valor del ERP y del ECM existentes.
Una solucion integrada de automatizacion AP debe llevar datos exactos con mas eficiencia a contabilidad y gestion documental, con mejor visibilidad del proceso y acceso fiable a KPI de negocio.
Mantener un ERP integrable con la solucion de automatizacion AP, y una solucion pensada para integrarse de forma flexible y sostenible, aumenta el valor de todo el ecosistema tecnologico.
Las implementaciones de meses, miles de horas de trabajo y mucho codigo a medida son cosa del pasado en automatizacion AP moderna. Las soluciones actuales deberian cubrir la mayoria de casos listos para usar, con margen de configuracion (no codigo) para matices de su proceso.
Asegurese de entender plazo de implementacion y requisitos para arrancar. Lo ideal es poder estar en marcha en pocos meses y ver ROI dentro del primer ano.
Para saber como Artsyl puede ayudarle a implementar una solucion integral para digitalizar documentos criticos y ordenar procesos: