En esta serie en varias partes vimos como las empresas pueden identificar dolores de proceso, comunicarlos a ejecutivos para obtener apoyo y mapear procesos O2C para eliminar cuellos de botella. En este articulo veremos consejos para evaluar y seleccionar un proveedor para su iniciativa de automatizacion de ordenes de venta.
"Si quiere hacer reir a Dios, cuentele sus planes" – Woody Allen
Cuando el equipo ya tiene aprobacion para la iniciativa de automatizacion de ordenes de venta, metas definidas y procesos mapeados, el siguiente paso es elegir la tecnologia y el socio adecuados para llevar el plan a la realidad.
A menudo es la parte mas intimidante. Si no se ejecuta bien, es el paso con mas "incognitas".
Seleccionar proveedor empieza con comunicar con claridad metas y proceso a los socios potenciales. Si esos pasos iniciales internos estan bien hechos, la seleccion ira mas fluida.
Con eso en mente, aqui hay consejos adicionales al buscar tecnologia y proveedores para proyectos de automatizacion de ordenes de venta.
Deje claras sus metas
Al evaluar tecnologias para automatizar y ordenar procesos, comience hablando de metas en terminos concretos y medibles. En lugar de centrarse solo en presupuesto inicial, explore como mejorar dias de ventas pendientes, reducir errores, mejorar calidad de datos y bajar costos, y en cuanto tiempo espera un ROI.
Si ya construyo un caso de negocio interno, esto sera mas sencillo. Desconfie de proveedores que prometen demasiado u ocultan costos de tecnologia con desarrollo o servicios profesionales extra. Si los requisitos son claros, debe obtener respuestas claras sobre costos y plazos.
Ayudeles a entender su proceso
Revise los mapas de proceso con los proveedores en detalle. Asegurese de que entienden el flujo. Tienen preguntas o sugerencias para optimizar o simplificar? Entienden las excepciones y como desea manejarlas?
Busque proveedores que pregunten antes de responder
Hablando de preguntas: cuantas hace el proveedor antes de lanzarse a una demo prefabricada o a plazos de decision y presupuesto? Busque quienes se enfocan primero en sus metas y objetivos antes de venderle producto o experiencia.
Entre en detalle tecnico
En algun momento su equipo tecnico debe hablar con el de ellos y profundizar en la solucion propuesta y la tecnologia base. El equipo evaluador debe confiar en que el sistema cubre capacidades criticas para automatizacion de ordenes de venta: validacion de facturas, extraccion de datos, emparejamiento, aprobacion electronica y enrutamiento de excepciones, e integracion con ERP y ECM existentes.
Desconfie de quienes convierten cada conversacion sobre producto en discusion de servicios adicionales y personalizacion. Puede haber requisitos unicos de su mercado o integracion con sistemas propios, pero la automatizacion de ordenes de venta esta lo bastante madura para encontrar soluciones robustas que entreguen lo necesario (o casi todo) listo para usar.
En la misma linea: en que version esta la plataforma central del proveedor? Lo ideal es una plataforma "de Ricitos de oro": ni demasiado nueva ni demasiado vieja, con actualizaciones frecuentes. Pregunte que funciones nuevas han entregado en service packs recientes. Siguen innovando o solo corrigen errores?
El proveedor debe demostrar que la solucion cumple estandares corporativos de auditoria, cumplimiento, informes y seguridad.
Son buenos miembros del ecosistema?
El proveedor participa en la comunidad amplia de soluciones de su ecosistema tecnologico? Trabaja de verdad con su proveedor de ERP o ECM? La automatizacion de ordenes de venta es un mercado maduro: un proveedor establecido de automatizacion de procesos deberia tener relaciones solidas con otros proveedores tecnologicos de los que usted depende.
Haga buenas preguntas a referencias
Deseara referencias de clientes. Al hablar con ellas, indague fases de implementacion que podrian haberse mejorado. Pida consejos concretos sobre lo aprendido en la implementacion que le sirvan a usted. Pregunte por los planes a 6-12 meses en relacion con la solucion implementada. Pregunte cuanto modificaron respecto a la implementacion original. Pregunte si la solucion se entrego a tiempo y dentro de presupuesto.
Tomar la decision
Al contratar personal o elegir proveedor tecnologico siempre hay riesgos e incognitas. Por suerte hay muchos proveedores consolidados con buen historial en tecnologia, servicio y soporte.
Con la debida diligencia encontrara un proveedor estable, con trayectoria solida, que entregue la solucion adecuada y los resultados que busca.
En la siguiente parte de nuestra serie sobre automatizacion de ordenes de venta veremos consejos para que la implementacion cumpla plazo y presupuesto y entregue los resultados esperados.