El straight-through processing (STP) ha sido una vision y objetivo para operaciones financieras durante decadas, especialmente en procesos transaccionales de alto volumen como procesamiento de facturas de cuentas por pagar. STP permite recibir, revisar y aprobar facturas sin esfuerzo manual para capturar datos, enrutar aprobaciones y crear transacciones en ERP. Antes, incluso cuando era aplicable, STP solo era viable para empresas grandes con bajo volumen de excepciones a sus reglas de negocio.
En negocios con alto volumen historico de excepciones por errores o procesos no estandar, la carga recae en el equipo AP para procesar todo manualmente. Ironicamente, eso genera mas errores y excepciones por brechas de proceso y por la poca fiabilidad de transferir informacion de un documento a una base de datos usando teclado y mouse.
Los cuellos de botella ligados a estos procesos tediosos y manuales son el mayor dolor para equipos AP. Una encuesta reciente de IDT encontro que el 76% de profesionales cito la captura manual de datos y manejo documental, junto con excepciones de facturas, como obstaculos principales.
Hoy, sin embargo, esos retos del pasado se abordan con dos innovaciones clave: machine learning y plataformas de integracion como servicio.
La tecnologia de machine learning permite abordar excepciones de proceso de una forma nueva, sin resultar incomoda ni disruptiva para duenos de proceso. Dado que los cambios culturales o de comportamiento suelen frenar mejoras de proceso, esto es enorme. Antes, si una empresa queria resolver excepciones detectadas en un workflow, tenia dos opciones: cambiar reglas de negocio para contemplar la excepcion (requiriendo codigo o intervencion IT, a menudo costosa y compleja) o simplemente marcar excepciones y enviarlas a operadores humanos (volviendo al mismo problema). Los sistemas de machine learning para procesos como facturas AP tambien marcan excepciones para intervencion humana, pero solo UNA VEZ. Plataformas como docAlpha de Artsyl registran y aprenden de esa intervencion, actualizando automaticamente su base de conocimiento y ajustando el algoritmo para resolver la misma excepcion por si mismo la proxima vez. Asi ya no hace falta cambiar codigo, modificar reglas de negocio ni involucrar IT.
Las Integration Platforms as a Service (iPaaS) representan un enfoque nuevo de integracion de sistemas que habilita comunicaciones mucho mas flexibles y adaptables entre plataformas como automatizacion inteligente de procesos y sistemas ERP o CRM. La gran diferencia es que actualizar o modificar un sistema no rompe la integracion. Y cambiarla o ajustarla no requiere codigo complejo ni alta participacion de IT.
Como resultado, los sistemas de automatizacion inteligente pueden cruzar registros automaticamente para validar precision. Encuentra una excepcion? Puede que deba intervenir un humano, pero con mucha menor frecuencia que antes. Y con el tiempo, esa intervencion disminuye. Integraciones mas flexibles e inteligentes permiten que los sistemas actuales ingieran una factura u orden de venta, extraigan la informacion correcta para enrutamiento o matching, validen contra otros sistemas, obtengan codificacion y aprobaciones de stakeholders humanos y luego creen automaticamente los registros transaccionales aprobados en ERP/ECM/u otro sistema.
Con estas herramientas disponibles, accesibles y faciles de implementar, STP puede pasar de excepcion a regla, y la era del ERP manos libres finalmente puede estar llegando.
En nuestra opinion, ya era hora. No se contrata a equipos contables para trabajo manual. Que los robots hagan el trabajo pesado y que su equipo use su mente en tareas de mayor valor.