Si su organización todavía está atrapada en la dinámica de intentar mantenerse al día con las tareas cotidianas, en lugar de dar el siguiente paso para anticiparse y adaptarse a la evolución del mercado y a las demandas de los clientes, no es la única. Es probable que, como en muchas empresas, los sistemas y herramientas que constituyen la columna vertebral de sus operaciones actuales sean lo que la frena. La BUENA noticia es que existen muchas formas de adaptar sus sistemas actuales con tecnologías más nuevas que no requieren la antigua «actualización total» para impulsar a su empresa hacia un futuro digital.
Una encuesta reciente realizada a directores de sistemas (CIO) reveló que la mayoría considera que su infraestructura ERP actual es un obstáculo para la transformación digital. Como han demostrado muchas encuestas del sector, la mayoría de las empresas que dependen de sistemas ERP locales permanecen con la misma versión de esos sistemas hasta por una década. Sin embargo, las nuevas tecnologías y soluciones de automatización ofrecen alternativas viables y adaptables. De hecho, los estudios muestran que el 86 % de las empresas está adoptando o planea adoptar nuevas tecnologías inteligentes, como la analítica, la automatización, la IA o el aprendizaje automático (ML), para ampliar sus capacidades y superar los cuellos de botella y obstáculos inherentes a sus sistemas ERP actuales, sin tener que pasar por grandes actualizaciones de sus sistemas empresariales.
Esto indica que por fin se han roto las cadenas. Gracias a los ERP en la nube Y a las metodologías flexibles e inteligentes de automatización e integración, las empresas ahora pueden innovar sin grandes cargas de TI ni de gestión de proyectos.
Las nuevas herramientas y tecnologías de autoaprendizaje, junto con formas más flexibles de integrar sistemas dispares, están superando los mayores obstáculos para lograr procesos directos, automatizados y eficientes.
El procesamiento directo (STP, Straight Through Processing) permite a las empresas gestionar el flujo de información de una parte interesada a otra de forma automatizada y atravesando los límites entre sistemas sin interrupciones. Esto minimiza la ineficiencia, cierra las brechas en los procesos y evita que los empleados tengan que volver a ingresar información o supervisar manualmente el estado de los procesos para garantizar que se completen. La seguridad, la accesibilidad y la auditabilidad deberían ser resultados naturales de un proceso directo.
Ya sea para gestionar facturas de proveedores, remesas de cheques, pedidos de venta u otros procesos de gran volumen, los beneficios operativos y en costos, así como el retorno de la inversión, están bien establecidos. Dicho esto, históricamente el costo y la complejidad de lograr el STP implicaban que el volumen de transacciones y las mejoras de eficiencia asociadas debían ser considerables para justificar el gasto. En el pasado, el STP solía lograrse mediante integraciones personalizadas de los sistemas existentes, lo que exigía una carga considerable para TI y una vigilancia constante para mantener esas integraciones, sobre todo en caso de una actualización o un cambio en cualquiera de los sistemas o del software que respaldaban el proceso.
Además de la integración de sistemas dispares, a menudo los mayores obstáculos para el STP son las brechas en los procesos que requieren la intervención manual de su personal. Cuando se trata de gestionar datos y documentos como parte de un flujo de proceso, eso suele implicar dar a los datos o documentos el formato adecuado, organizar y clasificar los datos y el contenido relevantes y, luego, cargar o ingresar esa información en el sistema correcto. Aquí es donde entran en juego las soluciones de automatización inteligente de procesos que incorporan la captura de datos. La plataforma de automatización inteligente de procesos docAlpha de Artsyl y aplicaciones como InvoiceAction y OrderAction cierran estas brechas extrayendo información de documentos en papel escaneados y de documentos digitales nativos para eliminar el factor humano del ingreso de datos. Sistemas como docAlpha pueden configurarse para gestionar escaneos masivos de documentos en papel por lotes y supervisar canales digitales como bandejas de entrada de correo electrónico, sitios FTP o portales de proveedores para capturar, clasificar y gestionar pasos que de otro modo se realizarían manualmente.
Al abordar esas brechas con automatización inteligente, los clientes de Artsyl pueden hacer realidad la visión de una experiencia de «ERP prácticamente sin intervención manual» para sus responsables de procesos, de una manera que realmente los empodera: los libera de depender de TI para mantener el flujo de datos y documentos, y libera sus propias manos de gran parte del trabajo tedioso y propenso a errores.
En el pasado, integrar sistemas dispares era un gran problema a la hora de lograr un flujo fluido de datos, documentos y decisiones en toda la organización. Las integraciones personalizadas podían cumplir su función, pero a un costo. Con demasiada frecuencia, estas integraciones se veían afectadas por cualquier cambio o actualización en alguno de los componentes del sistema. Esto limitaba la capacidad de las empresas para actualizarse o innovar migrando a las versiones más recientes y avanzadas de los sistemas en los que habían invertido. En esencia, se quedaban congeladas en el tiempo.
Aquí entra en juego la integración como servicio (IaaS). La IaaS aprovecha el modelo de servicios en la nube para ofrecer integraciones más flexibles y adaptables, menos propensas a fallar a medida que los sistemas o procesos cambian y evolucionan. Con la IaaS, las empresas pueden crear conexiones entre sistemas tanto en la nube como locales, reduciendo las barreras de entrada en términos de tiempo, costo y esfuerzo para lograr el STP.
La IaaS libera a TI y a los responsables de procesos para que puedan reorientar sus esfuerzos y energías de mantenerse a flote a pensar en el futuro. Eso significa examinar cualquier proceso en busca de oportunidades para elevar el estándar, aumentando la contribución de su talento mientras se automatiza lo rutinario. Eso significa ir más allá de los procesos transaccionales de gran volumen y alto costo, que suelen ser los ejemplos típicos de automatización, para abordar procesos de menor volumen pero de mayor valor en los que los datos y documentos han generado cuellos de botella.
Hoy en día, las plataformas de transformación empresarial como docAlpha de Artsyl aprovechan nuevas tecnologías y metodologías flexibles e inteligentes para cerrar las brechas entre los sistemas ERP y ECM, ofreciendo el 80 % de la funcionalidad requerida de forma predefinida, con la capacidad de adaptarse rápidamente a las excepciones de los procesos, a las actualizaciones de los sistemas y a la variabilidad de otras condiciones del mundo real.
Superar las formas obsoletas de hacer las cosas significa hacer algo más que sortear los obstáculos de sistemas y procesos. Significa adoptar una nueva mentalidad que implica buscar activamente y erradicar las fuentes de desperdicio empresarial y de riesgo operativo. Afortunadamente para las empresas que buscan una nueva ventaja competitiva, hoy en día existen realmente nuevas innovaciones y mejores formas de hacer las cosas. Los líderes empresariales y los responsables de procesos ya no tienen que ser expertos en tecnología para crear sus propias soluciones personalizadas. Las ofertas predefinidas, incluidas las plataformas flexibles de bajo código y las aplicaciones listas para usar que abordan los puntos débiles de los procesos, son más asequibles y fáciles de implementar que nunca.
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