La célebre frase de Peter Drucker, “lo que se mide se gestiona”, es hoy más relevante que nunca. En un mundo saturado de datos e indicadores, donde las soluciones de automatización son más asequibles y fáciles de implantar, decidir qué medir y cómo gestionarlo es crítico.
Cuando se trata de mejorar procesos de negocio, las dos primeras barreras para la mayoría de las empresas son conseguir una definición clara de los procesos actuales y fijar objetivos concretos que una iniciativa de automatización de procesos de negocio (BPA) debe alcanzar.
Es fácil ponerse de acuerdo en que un proceso debería ser más rápido, sencillo y barato. Pero ¿cómo se mide “más rápido”? ¿Cuánto es suficientemente “barato”? ¿Y quién decide qué es “más sencillo”?
Si su empresa entra en época de planificación de presupuestos y quiere defender el MEJOR caso posible para mejorar procesos en su departamento, aquí tiene algunas ideas basadas en la experiencia de nuestros clientes.
Imaginar y mapear un proceso desde cero puede intimidar a los responsables. Al mismo tiempo, uno de los mayores obstáculos para iniciar cualquier proyecto de automatización es entender el proceso actual con el nivel de detalle suficiente para que alguien ajeno pueda comprenderlo.
Con la enorme cantidad de datos y complejidad que rodean a los procesos, visualizar y reestructurarlos puede ser abrumador. Usar un generador de mapas mentales con IA puede ayudar a organizar workflows complejos de forma eficiente. Permite a los responsables ver el proceso con claridad y alinear más rápido ideas y prioridades cuando se persigue la automatización.
Con un entendimiento sólido del proceso tal y como funciona hoy, el siguiente paso es cuantificarlo de forma que pueda fijar objetivos de mejora que sean medibles y optimizables.
Tomemos cuentas por pagar como ejemplo. Al analizar su proceso actual de AP y establecer referencias para medir mejoras, considere métricas como:
Aunque los proyectos de Business Process Automation son más asequibles y fáciles de implementar que antes, siguen requiriendo inversión y un compromiso de tiempo, dinero y atención para ejecutarse con éxito. Medir el retorno y demostrar resultados tangibles no solo asegura el apoyo continuado al proyecto, sino que condiciona cuán dispuesta estará la organización a seguir optimizando otros procesos mediante automatización.
Por ello, es fundamental establecer objetivos claros, medibles y acordados. Idealmente, querrá objetivos SMART:
S - específicos, significativos, desafiantes
M - medibles, relevantes, motivadores
A - acordados, alcanzables, aceptables, orientados a la acción
R - realistas, relevantes, razonables, gratificantes, orientados a resultados
T - acotados en el tiempo, oportunos, tangibles, rastreables
Al elegir métricas, también es importante ir MÁS ALLÁ del propio proceso y analizar su impacto en toda la organización, incluidos clientes, partners y otros grupos de interés. Mientras que en AP puede centrarse en el ciclo de pago o el coste de procesar facturas, los ejecutivos querrán saber cómo afecta su proyecto al flujo de caja o a la visibilidad de las provisiones.
Vincular las métricas a objetivos corporativos o a los intereses de cada stakeholder facilita conseguir aprobación y asegura el compromiso a lo largo de todo el proyecto.
Con objetivos claros, su equipo puede empezar a trazar el viaje desde “cómo se hacían las cosas” hasta “cómo deberían ser”, con confianza. Más adelante, al analizar en detalle sus procesos, podrá ir más allá de simplemente automatizar el flujo actual y rediseñar pasos para conseguir mejoras radicales en tiempo, coste y experiencia.