Pasar de operaciones administrativas manuales a soluciones automatizadas que minimizan la entrada de datos y el manejo de documentos no es nada nuevo; desde hace más de una década existe tecnología para clasificar documentos, extraer datos, enrutar archivos y transferir información a sistemas ERP/ECM. Hoy, sin embargo, la revolución tecnológica que estamos presenciando no tiene que ver con lo que se hace, sino con cómo se logra. Es decir, las soluciones modernas se centran en reducir los gastos generales a los que nos hemos acostumbrado en forma de mantenimiento de software, servicios de implementación y mantenimiento y soporte de TI. Todos estos gastos generales, de otro modo costosos e ineficientes, se han reducido radicalmente, de modo que cualquier empresa, sin importar su tamaño o sector, con volúmenes de facturas incluso modestos, puede justificar el costo y beneficiarse de automatizar su proceso de facturas de proveedores, y luego automatizar otros procesos similares de alto volumen.
El gran salto en términos de innovación proviene de un enfoque conocido como soluciones “sin código”. Si bien sin duda hay código informático detrás de escena, la solución global está desarrollada para ser lo suficientemente completa como para abordar el 80 % de los casos de uso. Para manejar las excepciones, en lugar de depender de programación personalizada para cada escenario imprevisto, estas soluciones suelen apoyarse en el aprendizaje automático para poner el control en manos de los responsables de los procesos, quienes pueden enseñar a los sistemas mediante una interfaz intuitiva.
Las plataformas sin código se basan en interfaces visuales que permiten a los responsables de los procesos y a las partes interesadas crear aplicaciones, generalmente arrastrando y soltando componentes de la aplicación, o grabando las acciones del usuario y convirtiendo esas operaciones en parte de la base de conocimiento del sistema. Como su nombre lo indica, con los enfoques sin código, los usuarios no necesitan experiencia previa en programación para adaptar el sistema a sus necesidades.
La plataforma de transformación empresarial docAlpha y la aplicación de procesos inteligentes InvoiceAction de Artsyl adoptan un enfoque sin código para el manejo de documentos en apoyo de un proceso de negocio. Dado que el manejo de facturas de cuentas por pagar (AP) es un proceso tan común en todas las organizaciones y sectores, y se comprende bien, es posible preconfigurar la funcionalidad para abordar el 80 % de los casos de uso de forma inmediata. Configurar el sistema para manejar otros tipos o formatos de documentos, o para adaptarse a otros flujos de trabajo, es lo suficientemente sencillo como para hacerlo sin necesidad de un programador o especialista técnico. Los usuarios finales pueden configurar por sí mismos nuevas definiciones de documentos y flujos de trabajo, sin necesidad de programar.
Gracias al aprendizaje automático, el sistema TAMBIÉN es capaz de identificar y automatizar excepciones sobre la marcha mediante la interacción con un operador humano. Cuando no se puede identificar un documento o no se encuentra un campo de datos obligatorio, el sistema puede registrar las acciones de un usuario humano y luego interpretarlas como instrucciones que seguirá la próxima vez que se presente la excepción.
Con este enfoque, los equipos de cuentas por pagar no necesitan depender de TI para programar de forma fija nuevas reglas de flujos de trabajo o de definición de documentos. Los procesos automatizados cuestan mucho menos de implementar y se ponen en marcha mucho más rápido, lo que genera un retorno de la inversión con mayor rapidez.
Una mayor flexibilidad trae consigo un conjunto más amplio de casos de uso para la automatización, incluidas tareas de menor volumen y más complejas. Esto significa que, una vez que una empresa ha recuperado su inversión inicial en automatización para tareas como las facturas de cuentas por pagar, puede ampliar su alcance y transformar verdaderamente su organización.
El impacto más inmediato de este enfoque es que los responsables de los procesos pueden beneficiarse más rápidamente de un sistema más adaptable, capaz de manejar la mayoría de los casos de uso de inmediato y de mejorar continuamente. Al liberar a los responsables de los procesos de la dependencia de TI, estos pueden tener una mayor participación e impacto en los resultados con mayor rapidez.
Los departamentos de TI y su personal también se ven empoderados por sistemas de autoaprendizaje que pueden adaptarse a las indicaciones de los usuarios. En lugar de dedicar tiempo y recursos a trabajo administrativo y actualizaciones incrementales, pueden concentrarse en proyectos y procesos que tienen un impacto aún más profundo en la eficiencia y el rendimiento.
En materia de automatización de procesos, las empresas que buscan dar sus primeros pasos suelen buscar “victorias rápidas”: proyectos que no requieren una gran inversión inicial de tiempo o dinero para demostrar un concepto. Apoyarse en soluciones de captura de datos sin código como docAlpha de Artsyl puede lograr un rápido retorno de la inversión únicamente gracias al ahorro de tiempo y mano de obra, con el beneficio adicional de datos empresariales más oportunos y un mejor control de los procesos. A menudo, una victoria rápida en cuentas por pagar puede traducirse en un nuevo proyecto y un nuevo éxito al automatizar otros procesos, como el procesamiento de pedidos de venta de clientes o el procesamiento de remesas de cheques.
Más allá del potencial de simplificar y agilizar la automatización de operaciones rutinarias y de alto volumen, como las facturas de proveedores o los pedidos de clientes, las soluciones actuales de captura de datos y automatización de procesos sin código ofrecen la posibilidad de automatizar y agilizar otros procesos que históricamente tenían un costo prohibitivo o que, de otro modo, no justificaban la inversión de tiempo y dinero. Al reducir el esfuerzo requerido, las empresas de hoy pueden lograr un ROI rápido que justifique una inversión inicial en una plataforma de captura inteligente de datos, adquirir experiencia y obtener algunos éxitos, para luego profundizar en otros procesos en los que los datos y los documentos generan cuellos de botella.
Para ir más allá de las soluciones aisladas o los sistemas mal integrados que dependen de integraciones personalizadas o código propietario, comuníquese con el equipo de Artsyl y comience a explorar un mundo en el que los responsables de sus procesos están empoderados y su personal de TI puede concentrarse en la mejora continua en lugar del mantenimiento rutinario. Su representante de Artsyl puede mostrarle soluciones que satisfagan sus necesidades y ayudarle a planificar su estrategia de implementación.
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