En materia de automatización de procesos, las nuevas soluciones tecnológicas evolucionan más rápido que el vocabulario que tenemos para describirlas. El desafío para TI, finanzas y otras partes interesadas del negocio consiste en orientarse en un panorama de proveedores y tecnologías que cambia rápidamente para encontrar soluciones prácticas a problemas reales con un retorno de la inversión razonable.
Sin embargo, en definitiva, hoy en día los bots de software pueden resolver muchos problemas de una forma que libera a los responsables de procesos del trabajo aburrido y rutinario, y que evita que departamentos como finanzas tengan que contratar personal solo para clasificar archivos e ingresar datos.
Hace veinte años, la automatización robótica de procesos (RPA) surgió como el siguiente paso en la evolución de lo que antes se denominaba macros. Se trataba simplemente de herramientas de extracción de datos de pantalla que podían replicar pulsaciones de teclas y movimientos del ratón, eliminando el ingreso repetitivo de datos para la persona frente al teclado.
En el mundo de TI, gran parte de este tipo de trabajo se consideraba trabajo de «silla giratoria»: copiar datos de un sistema a otro o mover un archivo a la ubicación correcta. Para transacciones de gran volumen que dependen de datos o documentos, delegar este tipo de trabajo tiene un gran valor. Hace tres años, las soluciones de RPA que podían implementarse fácilmente para resolver este tipo de cuellos de botella en los procesos eran algo muy importante.
Todavía lo son, pero ahora el verdadero entusiasmo está en la capacidad de abordar tareas más complejas en el contexto de un proceso de negocio. En los procesos de back-office, como el procesamiento de facturas de AP o el procesamiento de pedidos de AR, existen todo tipo de brechas en los procesos que requieren intervención humana cuando se utiliza un bot sencillo.
Algunos la llaman RPA cognitiva; otros, automatización inteligente de procesos (IPA). Elija el término que prefiera: como estas tecnologías siguen evolucionando, es probable que, justo cuando un nombre se consolide, aparezca un nuevo término o tecnología que lo reemplace.
Sin embargo, lo más importante no es el nombre, sino lo que hacen las soluciones de RPA cognitiva o de IPA.
Aquí es donde entran en escena la inteligencia artificial (IA) y el aprendizaje automático (ML). Si bien solemos pensar en la IA como una inteligencia general capaz de adaptarse a diversos tipos de problemas (piense en IBM Watson jugando a Jeopardy), la mayoría de las aplicaciones prácticas de IA actuales están especializadas en gestionar un conjunto de tareas relacionadas. Gracias al aprendizaje automático, estos sistemas no solo imitan las acciones de los responsables de procesos que trabajan con el ratón y el teclado. También pueden aprender de esas interacciones, identificar y luego predecir patrones en conjuntos de datos, o comparar y contrastar conjuntos de datos para detectar errores y corregirlos.
Lo interesante desde el punto de vista empresarial surge al observar el volumen y la velocidad de los documentos comerciales que se generan cuando las empresas compran bienes y servicios a proveedores, o facturan a sus clientes y entregan bienes o servicios. Históricamente, estas operaciones han sido relativamente costosas e ineficientes. Y, en el peor de los casos, pueden frenar la capacidad de una empresa para crecer, satisfacer la demanda de los clientes y aprovechar el crecimiento del mercado.
Si avanzamos hasta hoy, vemos que las empresas implementan soluciones de automatización inteligente de procesos para eliminar todos los problemas de los procesos de facturación que antes provocaban bandejas de entrada y salas de correo saturadas, y que obligaban a los empleados a pasar gran parte del día frente al teclado volviendo a ingresar información que otra persona ya había ingresado al inicio del proceso.
Hoy en día, las soluciones de automatización inteligente de procesos como docAlpha de Artsyl pueden aprovechar la extracción inteligente de datos para identificar y distinguir una factura de una cotización o de un pedido, leer los datos de esos documentos y luego validar la información con los sistemas ERP y contables. Pueden conciliar cotizaciones, pedidos y facturas para automatizar por completo el procesamiento de facturas con orden de compra (PO). Pueden dirigir las facturas sin orden de compra a los aprobadores correctos y poner a su alcance la información de codificación adecuada.
Pero ¿qué sucede cuando el sistema encuentra un error? Ahí es donde los responsables humanos de los procesos todavía tienen un papel que desempeñar. La automatización inteligente de procesos permite que los operadores humanos intervengan para corregir un error, de manera que se minimice la cantidad de veces que una persona tiene que hacerlo, ya que el software incorpora las nuevas instrucciones en sus algoritmos.
Eso significa que no se requiere programación a medida ni intervención de TI, lo que reduce aún más los costos y la complejidad.
Para obtener más información, visite la página de recursos de Artsyl