Como la automatizacion AP en la nube potencia Acumatica Cloud ERP
El software Acumatica Cloud ERP se aplica en multiples verticales y ayuda a pymes a optimizar gestion empresarial. Su suite integrada de aplicaciones ERP permite agilizar Finanzas, Distribucion, CRM, Gestion de Proyectos, eCommerce, Field Service, etc. La operatividad es clave en cualquier aplicacion de negocio. Con Acumatica, los usuarios pueden personalizar soluciones segun sus necesidades, aprovechando funcionalidades avanzadas de cloud ERP.
Para maximizar uso de Acumatica, conviene optimizar operaciones criticas que ingresan datos al ERP. Las operaciones de Accounts Payable son esenciales para una gestion financiera sana. Parte del buen manejo financiero en Acumatica depende de incorporar datos correctos desde documentos de respaldo. Muchas operaciones en Acumatica Cloud ERP empiezan con carga de datos. El rendimiento financiero sera exitoso si los datos ingresados son precisos y oportunos.
Un ejemplo es cuentas por pagar, donde el exito depende de ingresar datos de facturas de proveedores en Acumatica. Muchas empresas todavia dependen de procesos manuales para cargar informacion critica. En procesamiento de facturas, un miembro de AP debe clasificar, ordenar y separar documentos antes de ingresar datos relevantes. Esos datos inician operaciones clave como AP y conciliacion de pagos en Acumatica.
El procesamiento manual de facturas es lento y demandante. Ademas de clasificar, archivar y capturar datos de cada factura, otra tarea critica es validacion. La validacion confirma exactitud y autenticidad de los datos cargados en Acumatica. Con facturas en papel o recibidas por email, fax, escaneo, file shares, MFP, etc., reunir toda informacion y verificar correspondencia entre items de factura y ordenes de compra exige alta dedicacion del equipo AP.
Tambien requiere mucho ida y vuelta de documentos entre areas y dentro del propio equipo AP. Todo esto consume tiempo y provoca demoras y reprocesos si un dato de carga o validacion es incorrecto.
La disponibilidad tardia de datos en Acumatica Cloud ERP retrasa procesamiento financiero y conciliaciones, generando deuda acumulada. Aunque exista ERP, muchas empresas no incorporan eficiencias para acelerar operaciones, porque tareas criticas de procesamiento documental (como facturas) siguen siendo manuales. Lo necesario es automatizacion documental que cierre la brecha desde que entra una factura hasta su carga segura en Acumatica. Una solucion de AP automation en la nube resuelve esto.
La automatizacion de cuentas por pagar en la nube ayuda a crear una plataforma de automatizacion desde los bordes de la organizacion hasta Acumatica en el centro. Aunque AP se gestione de forma central, conecta procesos perifericos criticos que ocurren en ubicaciones remotas.
Por ejemplo, cuando una factura llega al equipo AP en sucursal o por email, se carga automaticamente a la plataforma AP, donde se procesa y valida antes de exportarse a Acumatica Cloud ERP para uso empresarial. Facturas validadas permiten ejecutar conciliaciones y creacion final de transacciones ERP para registro en Acumatica.
La automatizacion AP cloud acelera disponibilidad de datos de facturas, habilitando pagos y conciliaciones mas rapidas. Muchas soluciones AP incluyen tecnologia IPA. IPA es automatizacion avanzada distinta de robotic process automation (RPA). RPA ejecuta tareas estandar y repetitivas con logica predefinida, imitando acciones humanas para crear fuerza laboral digital. Asi, operaciones repetitivas y de alto volumen pasan a bots RPA.
RPA funciona muy bien en tareas repetitivas y predecibles. Pero se queda corto ante casos nuevos o impredecibles. Alli IPA encaja mejor, porque ademas de agilizar volumen, aporta apoyo a decision.
La automatizacion inteligente combina tecnologias de transformacion digital: automatizacion de procesos de negocio, AI, machine learning, captura inteligente de datos, reconocimiento OCR/ICR/OMR y RPA.
IPA resuelve problemas desafiantes durante ejecucion de tareas que requieren cierto nivel de cognicion y decision humana. Un ejemplo es procesamiento de facturas de proveedores. Facturas estandar pueden procesarse con logica preconfigurada de captura y process automation. Pero si aparece un formato nuevo, sin logica previa, el bot IPA usa autoaprendizaje. Con AI y machine learning, aprende acciones humanas durante trabajo real. Si al procesar una factura nueva faltan datos por posicion de campos desconocida, el usuario interviene una vez; luego el bot aprende esas entradas y las aplica en facturas similares futuras. Esta combinacion de AI y RPA permite ejecutar procesos documentales mas complejos que la automatizacion tradicional.
Las soluciones de AP automation con tecnologia inteligente ayudan a usuarios de Acumatica a acelerar procesos documentales complejos y de alto volumen que retrasan disponibilidad de datos.
Al eliminar ineficiencias y costos del procesamiento manual de facturas, el software cloud de cuentas por pagar ayuda a maximizar uso de Acumatica para ejecutar finanzas complejas en tiempo definido.
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