Cómo la automatización de AP en la nube mejora el rendimiento de Acumatica Cloud ERP
El software Acumatica Cloud ERP tiene aplicación en muchos sectores verticales diferentes y ayuda a las pequeñas y medianas empresas a optimizar sus esfuerzos de gestión empresarial. Su conjunto totalmente integrado de aplicaciones ERP ayuda a las empresas a optimizar las áreas de finanzas, distribución, CRM, gestión de proyectos, comercio electrónico, servicio de campo, etc. La facilidad de uso está en el centro de cualquier aplicación empresarial exitosa. Con Acumatica, los usuarios tienen la ventaja de personalizar las soluciones para satisfacer los requisitos de su negocio y, al mismo tiempo, disfrutar de todas las funciones avanzadas de ERP en la nube que ofrece la plataforma.
Para maximizar aún más el uso de Acumatica, los usuarios pueden optimizar las operaciones críticas que ayudan a introducir datos en Acumatica. Las operaciones de cuentas por pagar son fundamentales para una gestión sólida de las finanzas en cualquier empresa. Parte de la gestión sólida de todas las operaciones financieras mediante Acumatica implica proporcionarle los datos correctos procedentes de los documentos justificativos. Las operaciones en Acumatica Cloud ERP suelen comenzar con algún tipo de trabajo de entrada de datos. Las operaciones financieras pueden llevarse a cabo con éxito mediante el software ERP si los datos introducidos en Acumatica son precisos. Solo es posible contar con operaciones empresariales fiables en Acumatica si se dispone de acceso oportuno a los datos de los documentos justificativos.
Un ejemplo serían las operaciones de cuentas por pagar, cuya implementación exitosa depende de la entrada de datos de las facturas de proveedores en Acumatica. Muchas empresas todavía dependen del papeleo manual para introducir datos críticos en Acumatica. En el procesamiento de facturas, un miembro del personal de AP tiene que ordenar, clasificar y separar los documentos de factura y organizarlos, por ejemplo, cronológicamente, antes de realizar la entrada de datos para trasladar toda la información relevante e importante de los documentos justificativos a Acumatica. Son estos datos los que permitirán iniciar operaciones financieras críticas como las cuentas por pagar y la conciliación de pagos en Acumatica.
El procesamiento manual de facturas es lento y laborioso. Además de la clasificación, el archivo y el extenso trabajo de entrada de datos necesarios para trasladar todos los detalles de cada factura de proveedor a Acumatica, otra tarea crítica que requiere diligencia es la validación de datos. La validación de datos es lo que confirma la exactitud y autenticidad de los datos que se introducen en Acumatica. En el caso de las facturas de proveedores en papel, o de las facturas recibidas en otros formatos a través de diversos canales de entrada como correo electrónico, fax, escaneo, carpetas compartidas, impresoras multifunción (MFP), etc., reunir toda la información y asegurarse de que la lista de artículos de cada factura coincida con la orden de compra correspondiente en los registros de transacciones de la empresa, así como validar otros datos críticos como la información del proveedor, el estado del pago, las comprobaciones aritméticas y la detección de duplicados, etc., exige mucha diligencia por parte del equipo de AP.
Además, la validación de datos implica muchas idas y vueltas y movimiento de papeleo entre los distintos departamentos y dentro del propio departamento de AP. Todas estas tareas pueden consumir mucho tiempo y esfuerzo del personal de AP, por no hablar de los retrasos y el trabajo de reprocesamiento necesarios si un solo dato introducido o validado es incorrecto.
La disponibilidad tardía de los datos en Acumatica Cloud ERP implica un procesamiento tardío de las finanzas y las conciliaciones, lo que se traduce en una deuda creciente para la empresa. Incluso con un sistema ERP consolidado, muchas empresas no logran incorporar eficiencias que ayuden a acelerar los procesos y el negocio. Esto se debe a que muchas de las tareas críticas de procesamiento de documentos necesarias para introducir datos en Acumatica Cloud ERP, como el procesamiento de facturas, todavía se realizan manualmente. Lo que se necesita es un sistema de procesamiento automatizado de documentos que ayude a cubrir la brecha de automatización desde el momento en que una factura u otro documento de transacción entra en la organización hasta que puede introducirse de forma segura en Acumatica. Una solución de automatización de AP en la nube puede ayudar en este sentido.
La automatización de cuentas por pagar en la nube ayuda a construir una plataforma de automatización que va desde los extremos de la organización hasta la solución Acumatica Cloud ERP, situada en el centro. Así, aunque las operaciones de cuentas por pagar se gestionen de forma centralizada, por ejemplo, en la sede central, la automatización de AP ayuda a conectar procesos periféricos que son críticos para todas las operaciones de AP pero que se realizan en una ubicación remota.
Por ejemplo, cuando el departamento de AP recibe una factura, digamos, en su oficina local o por correo electrónico, esta se carga automáticamente en una plataforma de automatización de AP, donde se procesa y verifica antes de exportarse directamente a la plataforma Acumatica Cloud ERP conectada para su uso posterior en el negocio. Las facturas validadas y verificadas pueden utilizarse para realizar otras operaciones financieras, como la conciliación de pagos y la creación de la transacción final en el ERP para el registro contable en Acumatica.
La automatización de AP en la nube acelera la disponibilidad de los datos de las facturas de proveedores en Acumatica, lo que permite pagos y conciliaciones de deudas más rápidos. Muchas soluciones de automatización de cuentas por pagar incorporan tecnología de automatización inteligente de procesos (IPA). La IPA es una tecnología de automatización avanzada diferente de la automatización robótica de procesos (RPA). El software de RPA se configura para realizar tareas estándar y repetitivas mediante la aplicación de una lógica predefinida. Básicamente, la automatización robótica de procesos imita las acciones humanas para realizar tareas, creando una fuerza laboral digital en lugar de mano de obra humana. Las operaciones laboriosas, repetitivas y de gran volumen, que antes realizaban personas, ahora pueden quedar a cargo de bots de RPA, liberando a las personas de la monotonía del trabajo repetitivo.
Pero la RPA tiene sus limitaciones. La automatización robótica funciona muy bien para ejecutar tareas estándar y repetitivas, lo que significa que el software se configura en función de tareas predecibles. El software se queda corto ante tareas nuevas o impredecibles. En este caso, la IPA es más adecuada. La automatización inteligente ayuda en la toma de decisiones, además de optimizar las operaciones de gran volumen.
La automatización inteligente es, en esencia, una combinación de tecnologías de transformación digital que incluyen la automatización de procesos de negocio, la IA, el aprendizaje automático, la captura inteligente de datos y software de reconocimiento como OCR/ICR/OMR, junto con la RPA.
La IPA es capaz de resolver problemas difíciles que surgen durante la ejecución de tareas y que requieren cierto grado de cognición y toma de decisiones humanas. Un ejemplo sería el procesamiento de facturas de proveedores. Los formatos de factura estándar de los proveedores habituales pueden procesarse mediante una lógica preconfigurada de captura y de automatización de procesos. Pero si el sistema encuentra un nuevo tipo o formato de factura, por ejemplo, de un nuevo proveedor, para el que no existe una lógica de procesamiento de documentos preconfigurada, el bot de IPA recurre al autoaprendizaje. El autoaprendizaje es un mecanismo mediante el cual los bots de IPA emplean tecnologías cognitivas como la IA y el aprendizaje automático para «aprender» las acciones humanas en el trabajo. Al procesar una factura nueva, es posible que el sistema no capture todos los datos de la factura, ya que no tiene un conocimiento integrado de la ubicación de los campos en el documento. En este caso, un usuario puede intervenir para introducir la primera vez los datos que faltan de la factura. Los bots de IPA «aprenden» las pulsaciones de teclado que realiza la persona y aplican ese aprendizaje la próxima vez que sea necesario procesar una factura con un formato similar. Esta aplicación de la cognición y la toma de decisiones humanas para ejecutar tareas es, más o menos, una imitación del comportamiento y las acciones humanas que se llevan a cabo para ejecutar los procesos de trabajo. Mediante la IA combinada con la tecnología de RPA, los bots de IPA pueden realizar procesos más complejos e intensivos en documentos que requieren algo más que una lógica estándar de automatización de procesos.
Las soluciones de automatización de AP del mercado que incorporan tecnología de automatización inteligente ayudan a los usuarios de Acumatica a agilizar los procesos más lentos, laboriosos, complejos e intensivos en documentos, que retrasan la disponibilidad de los datos en Acumatica.
Al eliminar las ineficiencias y los costos asociados al trabajo manual de procesamiento de facturas, el software de automatización de cuentas por pagar en la nube ayuda a las empresas a maximizar el uso de Acumatica para ejecutar operaciones financieras complejas dentro de los plazos previstos.
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