En el contexto adecuado, las cuentas para decidir automatizar un proceso de negocio, como facturas en cuentas por pagar o pedidos de venta, caben en un servilleta y se pueden explicar a direccion en minutos.
Ese contexto suele ser cuando la empresa ya no da abasto: un aluvion de facturas, pedidos, correos y llamadas de compra o venta. La cuenta sencilla es si sale mas barato y tiene mas sentido poner software para entrada de datos y archivo, o contratar a alguien mas hasta que el negocio vuelva a crecer y lo sature tambien.
En ese punto la decision suele ser obvia. Luego toca elegir proveedor y plataforma o aplicaciones.
Pero no siempre es tan simple. Y aunque lo sea, seguir y medir avances y ganancias de eficiencia marca mas diferencia cuando quiere acertar con el SIGUIENTE proceso a mejorar, para que el equipo haga trabajo mas valioso y usted centre mas el foco en el ingreso y el crecimiento que en el back office.
Mas alla de esa cuenta basica, aqui van seis metricas a tener presentes antes, durante y despues de implantar una solucion de IPA.
Eficiencia: Es obvio, pero suele exigir medir el estado actual antes de comparar con el futuro automatizado, donde quiza ya haya paneles e indicadores listos. Cuanto tarda HOY en procesarse una factura de principio a fin? Compare con el estado nuevo y siga buscando mejoras ajustando o replanteando el proceso.
Tasa de error: El proceso automatizado deberia bajar mucho los errores de entrada y archivo incorrecto, que suelen explicar buena parte del coste medio por factura o pedido. Cual es su tasa de error hoy? Como la seguira y que meta se fija?
Consistencia: Lo bueno y lo malo de la automatizacion es que entrega resultados identicos sin variacion. Lo bueno es la previsibilidad. Que tan previsibles son hoy sus resultados?
Fiabilidad: Al automatizar un proceso, como minimizar paradas o maximizar rendimiento? Un riesgo es que al principio no se gestionen todas las excepciones de forma totalmente automatica. Pero con aprendizaje automatico el sistema puede adaptarse y mejorar si trabaja con los responsables del proceso y aprende de sus instrucciones. Registrar eso ayuda a fijar expectativas y a escalar a otros procesos.
Auditabilidad: La automatizacion se basa en reglas, asi que el cumplimiento puede integrarse en el flujo. Tambien debe ser facil seguir un rastro de auditoria. Cuanto tiempo y esfuerzo cuesta auditar un proceso hoy?
Satisfaccion del empleado: Mucho del ruido sobre IPA e IA habla de perdida de empleos. En la practica, en muchos casos el equipo pasa a trabajo mas significativo. Ahi las metricas cualitativas importan tanto o mas que las duras. Vaya mas alla de la rotacion: hable con la gente, recoja opiniones y comparta esas ideas en la organizacion.
El tiempo corre
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