Entre las novedades tecnologicas, la automatizacion inteligente de procesos (IPA) ha acaparado atencion en congresos y prensa especializada y ha aportado beneficios reales a empresas que se han lanzado. Para quien no la conoce, a menudo la IPA se ha presentado mal o de forma poco clara, sin movilizar de inmediato a direccion y responsables de procesos.
Si se pregunta de que va el entusiasmo y como subirse al carro y aprovecharlo, este articulo es para usted. Si ya tiene una idea y esta en las primeras fases de aplicar IPA para reducir trabajo repetitivo, derrochador y propenso a error, tambien le sirve.
Antes de entrar en pasos concretos para adoptar la IPA, empecemos con una definicion sencilla de que es la IPA y que no lo es.
Cuando explique la IPA por primera vez a un colega con decadas en tecnologia ERP y automatizacion de procesos, su reaccion fue: “Suena a macros”, en referencia a las acciones grabables y repetibles en una hoja de calculo. No iba desencaminado, sobre todo en la robotica de procesos ( RPA ), algo asi como el hermano menor y menos listo de la IPA.
La RPA permite automatizar de forma rapida y sencilla pulsaciones de teclado y acciones de raton para repetir tareas que se pueden disparar de varias maneras. La IPA da un paso mas haciendo los pasos automatizables mas flexibles y adaptables al mundo real, para que no haga falta una regla distinta por cada excepcion ni mas intervencion del usuario (justo lo que la automatizacion pretende evitar).
Antes de ver como empezar, imagine cualquier proceso de gran volumen en su organizacion o departamento con mucho trabajo manual y tedioso: entrada de datos, clasificacion de documentos, cualquier cosa con muchas pulsaciones y muchos datos, documentos o sistemas mas o menos integrados: buen candidato.
Seguramente, si repasa tareas ligadas a procesos donde raton y teclado son la herramienta habitual, encontrara muchos puntos donde la IPA puede ayudar. Suele ocurrir en back office, donde el volumen de datos y documentos amenaza con abrumar al equipo y aumentar errores.
Para priorizar mejor lo que la IPA puede cubrir en su organizacion, plantease con su equipo las siguientes preguntas:
Cuando tenga claro que procesos pueden beneficiarse de la IPA, toca investigar plataformas y aplicaciones existentes para automatizarlos.
La RPA y la IPA forman ya un mercado sorprendentemente maduro, con muchos proveedores. Eso es bueno y malo: mucha oferta, pero tambien confusion.
Lo mas sensato es hablar con varios proveedores y centrarse en casos de uso concretos. Busque quien pueda:
Cuando tenga definido el caso y un proveedor de confianza para automatizar el proceso, toca desarrollar el caso de negocio y asegurar presupuesto. Anticipe preguntas sobre ahorro a corto y largo plazo: primer ano, tres anos y cinco anos, y cuantifique el coste de no hacer nada.
Como regla orientativa, un proyecto IPA deberia poder mostrar retorno de la inversion en un ano. Segun proceso y sistemas, muchos se despliegan en unos 180 dias y devuelven la inversion en seis meses. Si no encaja en esos margenes, puede reducir el alcance inicial para alcanzar hitos realistas; cumpla esos KPI tempranos y podra ampliar sobre exitos demostrables.
A menudo la dificultad para medir el ROI de la IPA es entender de verdad los costes e ineficiencias del statu quo y fijar metas adecuadas para la automatizacion.
Factores a considerar:
Sus indicadores clave (KPI) pueden reflejar ahorro en plantilla o costes ligados a pagar una factura demasiado pronto o tarde. Tambien puede aspirar a medir y gestionar KPI basados en la opinion del equipo para ver si la IPA permite mas trabajo de analisis y resolucion de problemas al aligerar tareas manuales rutinarias. A la vez, tenga en cuenta costes y riesgos de cumplimiento en los procesos actuales: cuanto cuesta una auditoria y la preparacion hoy? Que valor tiene un acceso mas oportuno y preciso a los mismos datos y al rastro de auditoria del proceso, sin el esfuerzo manual?
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