Durante decadas, los fabricantes de todo el mundo se han centrado en crear procesos repetibles y muy eficientes para ofrecer resultados predecibles. En fabricacion, esos resultados se traducen en productos de calidad a tiempo, con defectos minimos.
Entre los principios, metodologias y estandares que han surgido del afan por mayor eficiencia y calidad mediante practicas uniformes y automatizacion, las practicas Lean siguen vigentes y evolucionando.
Hoy esos principios cobran nueva vida mas alla de la planta y de los procesos orientados a fabricacion, hasta operaciones tipicas de back office como el procesamiento de facturas de cuentas por pagar y el de pedidos de venta en cuentas por cobrar.
Aqui explicamos como y por que el Lean puede beneficiar sus procesos de back office, sea cual sea el sector de su organizacion.
Que hace Lean “Lean”?
La manufactura esbelta (Lean Manufacturing) es un metodo sistematico para eliminar la muda (desperdicio) en el sistema de produccion. Tiene en cuenta el desperdicio por sobrecarga y el causado por desequilibrios en la carga de trabajo. Lean se centra en hacer evidente lo que aporta valor y reducir todo lo demas.
La obsesion por aportar valor y crear procesos estandar y repetibles ha dado enormes dividendos a fabricantes que compiten en un mercado global. Los mismos principios aplican a procesos que afectan la capacidad de competir de la organizacion, sobre todo en back office como el procesamiento de pedidos de venta, donde hay muchas oportunidades de estandarizar y obtener mejores resultados mas rapido.
Aplicar Lean al back office
Una vez que la organizacion mira un proceso con la lente Lean, cuesta no examinar otros procesos igual. Por eso muchos fabricantes avanzados llevan el Lean a sus procesos de negocio nucleo.
Sea cuentas por pagar, procesamiento de pedidos de venta, onboarding de empleados u otro flujo con multiples interesados y pasos, la mayoria de empresas tolera ineficiencias y cuellos de botella con coste real en dinero y oportunidades.
Aplicar Lean a facturas de proveedor o pedidos de venta de clientes es un camino natural para muchos fabricantes, o para cualquier empresa que ya haya transformado otros procesos con los mismos principios. Cuando un proceso se moderniza, suele cuestionarse toda la informacion no estructurada y los pasos manuales que atascan el flujo.
Los fabricantes, por ejemplo, distribuyen, rastrean y archivan innumerables documentos: planificacion, ordenes de cambio de ingenieria (ECO), ademas de facturas y recibos a lo largo del desarrollo y la fabricacion de cada equipo, pieza y conjunto.
Toda esa informacion y documentacion de apoyo debe integrarse con varios sistemas de fabricacion (p. ej. software MRP/ERP, PLM, cadena de suministro, sistemas de ejecucion de fabricacion, planificacion y control de la produccion).
Con sistemas bien integrados que sostienen un proceso unico y estandarizado, y una mentalidad que abraza la estandarizacion y la automatizacion, el back office puede pasar de ser un centro de coste a una ventaja competitiva.
Lean en AP: procesamiento de facturas de proveedor
El procesamiento de facturas de proveedor en AP abarca los datos, documentos y acciones con los que se realizan pedidos y pagan a proveedores. Incluye propuestas, cotizaciones, material colateral y correspondencia, ademas de ordenes de compra, solicitudes de credito, certificados fiscales, facturas, documentos de envio, prueba de entrega y correo. Cada documento refleja decisiones y acciones que hay que supervisar y gestionar, junto con datos no estructurados que hay que capturar y mantener en sistemas criticos para la visibilidad y el control del conjunto de la empresa.
Sin practicas estandarizadas, integracion y automatizacion, aplicar Lean al procesamiento y pago de facturas de proveedor puede ser un reto. En ese sentido, los fabricantes pueden llevar ventaja: ya han pasado por el razonamiento y han implantado herramientas para su proceso de fabricacion.
Por suerte, quien no es fabricante no tiene que reinventar la rueda para tener un proceso de pedidos de venta eficiente.
Un paso hacia AP y compras Lean (procure to pay)
En muchos casos las empresas ya tienen los sistemas adecuados para automatizar facturas. Lo que falta es el “tejido conector” que convierta los sistemas de planificacion de recursos empresariales (ERP) y de gestion de contenidos empresariales (ECM) en motores de procesos inteligentes y plenamente automatizados.
Las plataformas de transformacion digital, como docAlpha de Artsyl, se integran con los sistemas existentes para convertir datos no estructurados en documentos del ECM en datos estructurados que pueden almacenarse y gestionarse en sistemas ERP, de forma automatica y con minima intervencion humana. Para el empleado, eso elimina tareas rutinarias como entrada de datos y archivo. Para la direccion, datos y documentos se convierten al instante en informacion con mayor visibilidad. Para el cliente puede significar mejor respuesta y servicio a menor coste.
Eso es solo el comienzo. Convertir documentos y datos en informacion accionable impulsa procesos automaticos de enrutado para transacciones como pedidos de venta y la creacion automatica de transacciones en el ERP u otros sistemas, con transparencia y trazabilidad inmediata.
Mas alla de lo transaccional, las plataformas de automatizacion inteligente de procesos pueden mejorar decisiones de negocio con acceso mas oportuno y preciso a los datos que alimentan los indicadores clave.
Ha llegado el momento de automatizar el back office
Los principios Lean no son nuevos, y la automatizacion de procesos de negocio tampoco: la vision de sistemas inteligentes e integrados con acceso en tiempo real a datos criticos lleva mas de una decada. Lo que cambia es que la tecnologia y las practicas han madurado lo suficiente para que la automatizacion sea accesible y asequible para empresas de cualquier tamano. Hoy hay soluciones flexibles y asequibles para retos reales sin depender de codigo y personalizacion continuos.
Para explorar como la transformacion digital puede automatizar y acelerar su back office, contacte a su representante de Artsyl Technologies.