Cuentas por pagar y automatizacion inteligente de procesos

La automatizacion inteligente de procesos (IPA) combina menor coste operativo con acceso mas oportuno a datos de negocio y control de procesos, de modo que la organizacion puede planificar y ejecutar con mas criterio estrategico. El potencial es enorme sobre todo en procesos de gran volumen y muy cargados de datos o documentos, pero la IPA no es una solucion magica y hay trampas que se pueden evitar.

Una clave es ir paso a paso. Eso implica buscar victorias rapidas con procesos que tienen carencias claras y conocidas. Para muchas empresas el flujo de facturas de cuentas por pagar es el ejemplo tipico: carencias persistentes ligadas a como los proveedores envian informacion (facturas digitales o en papel). A la vez, CxP es un proceso transaccional bien definido y comun entre sectores, con casos de uso y metricas establecidas para medir exito y ROI.

Las claves del exito en automatizacion de CxP estan en aprovechar bien los recursos existentes y eliminar cuellos de botella con flexibilidad para adaptarse cuando cambien sistemas y procesos.

Claves para el exito

Con eso en mente, aqui van claves para una implantacion exitosa que aplican al manejo de facturas de proveedor, pedidos de venta de clientes y otros procesos de back office donde tareas rutinarias como validacion de datos, entrada de transacciones, codificacion y aprobacion pueden agilizarse con automatizacion.

1. Comprenda el proceso de arriba abajo y por dentro. La IPA a menudo permite arrancar sin definir cada regla y excepcion; aun asi, que cada parte interesada comparta la vision del exito exige alineacion sobre el proceso en si. Medir el exito implica metricas de personal y esfuerzo en tareas rutinarias, volumen de transacciones, plazos de pago y tasas de error o excepcion. Acordar objetivos de mejora para esos KPI desde el principio prepara el terreno para este proyecto y para futuros proyectos IPA.
2. Evalue capacidades y limites de las plataformas actuales para datos, documentos y decisiones. Que tan preparado esta su ERP o contabilidad? Depende de gestion documental o ECM? Que tan integrados estan esos sistemas? A veces hay herramientas base con funciones solapadas (por ejemplo enrutamiento de workflows). Las soluciones de automatizacion de CxP cubren un abanico amplio y suelen precio segun funciones. Definir con claridad que necesita (y que no) en funcionalidad e interoperabilidad evita sobrealcance y sobrecoste.
3. Revise todos los canales de recepcion de facturas. Como recibe hoy su empresa las facturas y que hace falta para seguirlas todas? Varios canales y formatos plantean retos aunque todo este digitalizado. Las soluciones automatizadas pueden vigilar buzones de correo y fax, sitios FTP y portales web y ayudar con el escaneo por lotes y el procesamiento de facturas fisicas. Lo importante es que todos los canales queden cubiertos en la solucion.
4. Identifique la informacion a capturar de los documentos y las fuentes fiables para validar. Las soluciones con captura inteligente extraen datos y los validan con reglas de negocio y algoritmos o contrastando con ERP, ECM u otros sistemas. Tambien pueden conciliar presupuestos, OC, facturas y recepciones y detectar duplicados.
5. Colabore con el proveedor de la solucion para un plan de implantacion claro. Contempla interrupciones del dia a dia? Puede el equipo de CxP cumplir sus responsabilidades durante la transicion? Puede haber compromisos al inicio que compensen a largo plazo. Plantee la pregunta y consiga la adhesion del equipo.
6. Mida lo que gestiona. Supervise el rendimiento antes, durante y despues frente a sus KPI para seguir el avance y el ROI. A medida que mejore, busque nuevas oportunidades de optimizacion. El exito en un proyecto abre puerta a otros procesos y areas.
7. Empiece pequeno, piense en grande. Bien hecho, un piloto modesto o un solo proceso sencillo puede impulsar cambio mas amplio en la organizacion.

Para mas informacion sobre automatizacion inteligente de procesos, captura de datos y transformacion del negocio, visite Artsyl Technologies en linea .