La automatizacion de cuentas por pagar puede aportar grandes ganancias de eficiencia y mas control del proceso a empresas listas para convertir su vision de mejora en accion. A menudo, vencer la inercia interna y tener exito depende de dividir la planificacion y la implementacion en etapas mas pequenas.
Con la automatizacion en marcha, la forma en que las empresas exitosas siguen evolucionando hacia la mejora de procesos puede resumirse en cuatro etapas:
Desarrollar competencia interna. Al adoptar nuevas tecnologias, hay que aprender a caminar antes de correr. Definir y seguir las metricas adecuadas y centrarse en mejora continua del proceso marca la primera etapa de una implementacion exitosa.
Adquirir nuevas habilidades para adaptarse a procesos automatizados puede exigir que la cultura del equipo evolucione. A menudo este factor humano se pasa por alto. Lograr apoyo de las partes interesadas en todos los niveles, mantenerlas implicadas y empoderadas suele ser clave al inicio para que el equipo piense menos en como siempre se ha hecho y mas en la mejor forma de alcanzar objetivos de rendimiento.
Romper y rehacer las reglas. Cuando el equipo de AP confia en sistemas y procesos nuevos, puede empezar a imaginar formas de romper el molde. Entonces es el momento de revisar reglas de negocio o mejoras de proceso para ganar eficiencia y mejorar KPI. Un ejemplo habitual: empresas con AP automatizado aun dependen de flujos de aprobacion para facturas con OC en lugar de automatizar por completo el emparejamiento. Suele ser la etapa en la que se simplifican jerarquias de aprobacion y se agiliza aun mas el proceso.
Procesos de punta a punta (straight-through) automatizan cada paso y crean un sistema coherente, fiable y repetible. En esta etapa los departamentos sueltan procesos manuales y confian en operadores humanos sobre todo para excepciones marcadas por el sistema.
Tambien implica seguir afinando reglas, optimizar AP y ajustar flujos segun la retroalimentacion del negocio y el aprendizaje acumulado.
Mejora continua del proceso. En la etapa final, las empresas tienen procesos plenamente automatizados y pueden centrarse menos en tareas operativas y mas en analisis y mejora continua. Con acceso oportuno a KPI que permiten vigilar y mejorar de forma continua, los equipos que llegan aqui pueden impactar de verdad en el negocio y apoyar metas mas estrategicas.
En esta etapa se consolidan cambios aportados por las partes interesadas, se comparten exitos y se fijan nuevas metas para el rendimiento de AP, o se comparte conocimiento con otros departamentos y se amplia el alcance de la innovacion en la organizacion.
A menudo la clave es construir etapa sobre etapa: primero resultados previsibles y oportunos, luego seguir automatizando y optimizando hasta que aparezcan flujos y procesos mejores.
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