Acelerar la cadena financiera con automatizacion de procesos

Automatizar la cadena financiera: cuatro oportunidades de innovacion
P2P, O2C, R2R y los beneficios de la automatizacion de procesos

Aunque hoy la mayoria de empresas confia en sus sistemas ERP para gestionar datos de negocio y soportar procesos, lo cierto es que esos sistemas, como mucho, solo cubren la mitad del problema. Pensados para almacenar datos estructurados, los sistemas ERP han tardado en adaptarse a un mundo donde los datos no estructurados (documentos, imagenes, video, etc.) son la fuente de informacion predominante y de mayor crecimiento.

Por suerte, a medida que la informacion ha evolucionado hacia mas contenido no estructurado, las tecnologias que capturan informacion de forma inteligente y extraen estructura de ese contenido han avanzado mucho. Por eso la automatizacion de procesos en back office, como cuentas por pagar, con mucho documento y margen de error, ha despegado.

En la cadena financiera, compra a pago (procure-to-pay) es un gran punto de partida. El caso de negocio para la automatizacion es claro y hay precedentes de ROI relativamente rapido. Pero para CFOs y equipos financieros que quieren ver el panorama completo, la automatizacion de procesos y la captura inteligente pueden impactar de forma mas amplia y profunda en la cadena financiera.

Asi es como...

De la compra al pago (P2P): el punto de partida

Cuando se busca eficiencia eliminando procesos manuales y agilizando el acceso a datos, el proceso P2P suele ser un objetivo facil para la mayoria de empresas. Gestionar facturas de cuentas por pagar de forma manual puede costar diez veces mas que automatizar la gestion documental de compras, la entrada de datos, el enrutamiento de aprobaciones y el procesamiento de transacciones en el ERP.

Oportunidades para automatizar y agilizar pasos incluyen:

• Preprocesamiento de facturas: aunque muchas organizaciones intentaron reducir papel y pedir a proveedores procesos de facturacion estructurados, un estudio del Hackett Group concluye que, de media, solo el 19% de las empresas reciben facturas de forma electronica. En la practica, mientras baja el papel, crece la diversidad de como llegan las facturas electronicas, lo que aumenta la complejidad. Las soluciones de captura inteligente son parte de un enfoque automatizado: permiten a CxP extraer datos de documentos en papel y electronicos, sin importar como lleguen o el formato. Eso reduce tiempo y esfuerzo en gestion documental y entrada de datos.
• Verificacion y aprobacion: las soluciones automatizadas de CxP pueden usar los datos extraidos para enrutar documentos a aprobacion, apoyar la verificacion de cuentas contables y ofrecer conciliacion automatica en facturas con orden de compra.
• Entrada de transacciones en el ERP: la integracion entre automatizacion de CxP y sistemas ERP facilita pasar datos desde la extraccion y la aprobacion al ERP sin entrada manual. Acelerar todo el ciclo no solo reduce plazos de pago: da a finanzas informacion mas oportuna y precisa, mejora la gestion de tesoreria y permite optimizar el calendario de pagos para aprovechar descuentos por pronto pago.

Para algunas empresas, automatizar P2P es el inicio y el fin de su experiencia con automatizacion. Para un numero creciente, el ahorro y los beneficios llevan a mas automatizacion, siendo el proceso pedido a cobro (O2C) el siguiente en la agenda.

Pedido a cobro (O2C): acelerar cobros

Como la mayoria de pedidos y documentacion de apoyo llegan en formatos inconsistentes por varios canales, gestionarlos a mano puede retrasar envio y facturacion, limitar la visibilidad de pedidos, subir errores y afectar la satisfaccion del cliente.

Automatizar pasos manuales en pedido a cobro conduce a una gestion de cobros mas rapida y fiable, con informacion mas oportuna sobre pedidos y pagos del cliente y mayor visibilidad global del proceso. Aplicacion de cobros, procesamiento de pagos, gestion de disputas y creacion de pedidos se benefician de la automatizacion de procesos, empezando por extraer informacion oportuna de documentos y datos no estructurados.

Registro a informe (R2R): la ultima milla

Aunque los sistemas ERP son la herramienta principal para el cierre financiero, no estan pensados para gestionar la informacion no estructurada que da contexto a las transacciones registradas. Por eso las empresas que confian en tecnologia de procesos inteligentes y automatizacion registro a informe suelen cerrar mas rapido.

Estudios de referencia muestran que en los ultimos anos las organizaciones de clase mundial automatizan el 95% de los asientos del libro mayor para agilizar devengos, provisiones, reclasificaciones y ajustes, frente al 84% de sus comparables.

La tecnologia de procesos inteligentes y la captura inteligente para gestionar contenido no estructurado pueden ser clave para mantener una pista de auditoria oportuna y precisa en el cierre financiero. Hoy, solo el 43% de los mejores en registro a informe y el 37% de los comparables usan herramientas de flujo de trabajo automatizado para el cierre, pero esos porcentajes deberian subir. Segun el Hackett Group, el 67% de los mejores (pero solo el 35% de los comparables) indica que menos del 40% de las actividades de cierre aun se realizan de forma manual.

Nuevos horizontes: mas alla de finanzas

Con tantos departamentos financieros avanzando en automatizacion P2P, la adopcion de soluciones para O2C y R2R probablemente crecera en los proximos anos, sobre todo cuando CFOs y direccion buscan oportunidades de automatizacion de procesos en toda la organizacion.

Mas alla de finanzas, la tecnologia de procesos inteligentes puede extender los mismos beneficios a cualquier proceso que dependa de datos, documentos u otro contenido no estructurado. Al automatizar tareas rutinarias como entrada de datos y gestion documental, las organizaciones obtienen acceso oportuno a datos validados y precisos.

Esos datos son una mina tanto para la automatizacion de procesos como para la inteligencia de negocio: procesos mas rapidos y eficientes y decisiones mejor informadas.

Para empresas que empiezan automatizando P2P, la buena noticia es que suele haber retorno rapido en eficiencia operativa y, ademas, es el primer paso de innovacion continua en finanzas y en toda la organizacion.

Para mas informacion sobre plataformas de procesos inteligentes, captura inteligente y automatizacion financiera, visite el sitio de Artsyl Technologies en www.artsyltech.com .