Las empresas que quieren impulsar la transformacion digital para mejorar el servicio al cliente y sus KPI financieros pueden mirar de cerca los sistemas y procesos que ya usan para tramitar y cumplir pedidos. Un repaso a estadisticas recientes de una encuesta global muestra margen de mejora en al menos una metrica clave del procesamiento de pedidos de venta: los dias de ventas pendientes de cobro (DSO, Days Sales Outstanding).
Segun una encuesta de 2017 de Euler Hermes entre 27.000 empresas en todo el mundo, el DSO medio de los encuestados por sector fue de 64 dias. Una cuarta parte tuvo que esperar 88 dias o mas, y en el 9% de las empresas el DSO medio alcanzaba 120 dias o mas.
El resultado difiere segun el sector, pero el factor determinante, independientemente del tamanio o la industria, fue el proceso y el grado de automatizacion aplicados al flujo pedido a cobro.
En pedido a cobro, la gestion del pedido del cliente es una actividad central. Un pedido procesado con precision y a tiempo implica un cliente satisfecho que suele pagar la factura a tiempo.
Con eso en mente, aqui van cinco ideas para optimizar el procesamiento de pedidos e iniciar un camino de transformacion digital que puede extenderse a otros procesos y areas.
Seguir los pedidos de clientes puede ser un reto. Un factor de complejidad son los distintos canales de entrada: correo, telefono, web, fax o EDI. Para muchas empresas, agregar esos pedidos a mano es el primer obstaculo para lograr visibilidad oportuna y completa del proceso y los datos, con valor de negocio mas alla de la transaccion.
La falta de datos oportunos y de visibilidad del flujo afecta la satisfaccion del cliente, limita la productividad del servicio y, al final, el rendimiento global. Consolidar pedidos entrantes por varios canales es alcanzable con soluciones de captura inteligente y plataformas de transformacion digital como docAlpha de Artsyl Technologies. Estan pensadas para capturar pedidos de varios canales de forma automatica y extraer datos de transaccion para impulsar mas automatizacion.
Un cuello de botella puede ser no enviar el pedido a la persona correcta. Enrutar pedidos entre departamentos o sedes puede generar errores, perdidas, retrasos y falta de visibilidad y trazabilidad. Tareas poco productivas suelen pasar desapercibidas aunque se resuelvan bien con automatizacion.
Con aplicaciones de automatizacion de pedidos de venta como OrderAction de Artsyl Technologies, las empresas aplican reglas de negocio a los datos extraidos de documentos de pedido para el enrutamiento y liberan tiempo para servir mejor al cliente.
Cargar datos de pedidos en el ERP es poco eficiente y aporta poco valor, ademas de ser propenso a errores costosos. En pedidos de venta, el menor error de entrada puede alargar el ciclo y perjudicar la satisfaccion del cliente.
Automatizar el proceso hace la entrada mas segura y reduce errores con ayuda en la captura, comprobaciones de coherencia en tiempo casi real, acceso a recursos del ERP e integracion para gestionar alertas. Los equipos pueden centrarse en tareas de alto valor: verificar datos del pedido o gestionar mejor la relacion con el cliente.
El tiempo que se ahorra en entrada de datos puede dedicarse a tareas mas proactivas, como verificar la precision del pedido del cliente y gestionar excepciones. Eso implica hablar con el cliente para aclarar o ajustar el pedido a la necesidad real. Automatizar el manejo de pedidos aumenta la capacidad de satisfacer al cliente y apoya las ventas.
Automatizar un proceso es solo el primer paso. La optimizacion llega midiendo, analizando y ejecutando un plan de accion continuo. Con soluciones de automatizacion de pedidos que empiezan extrayendo datos de documentos de pedido, las empresas convierten documentos en datos y esos datos en conocimiento sobre procesos y resultados.
Ese enfoque puede ser el inicio de un ciclo de mejora continua que parte de pedidos de venta y se extiende a otros procesos y areas de la organizacion.