Hace dos anos Gartner pronostico que para 2017 el 20% de lideres de mercado perderia el primer puesto frente a una empresa fundada despues del ano 2000 por falta de ventaja digital. Aunque el camino de la vision a la accion puede ser largo y tortuoso, un hito esencial es abordar procesos de back office a menudo cargados de operaciones manuales propensas a error y poco eficientes.
Como explico el consultor Jaspreet Bindra al hablar de los diez mandamientos de la transformacion digital , “[La integracion del back office] es la parte 'poco glamurosa' de la ecuacion, el punto mas habitual de fracaso de su historia digital. Es tambien donde mas trabajo duro debe hacerse. Aunque digital no es TI, TI es la columna vertebral de toda ejecucion digital.”
Que tan critico es cumplir este mandamiento para empresas que quieren seguir siendo competitivas en la era digital?
Tome empresas como Airbnb. A finales de 2015, Airbnb tenia 1,5 millones de habitaciones en alquiler. Pronto tendra mas habitaciones que las tres mayores cadenas hoteleras juntas, sin costes de mantener esas instalaciones. La experiencia de cliente hace posible el modelo, pero no es secreto que los procesos de soporte para coordinar millones de reservas y transacciones entre huespedes y anfitriones deben ser impecables.
O el cliente de Artsyl Technologies, Leatherman. En 2012, Leatherman preparaba procesos financieros para mejorar visibilidad y control del gasto. El impulsor era crecer a nivel global; los procesos de AP en back office se identificaron como cuello de botella para escalar.
Segun el director de TI Travis Pierce, Leatherman ya habia invertido en herramientas para agilizar, como la plataforma de transformacion docAlpha de Artsyl Technologies para capturar datos de facturas de proveedor. El problema era que el ERP subyacente y la automatizacion de flujos en la que historicamente habian confiado no seguian el ritmo del negocio.
Para situarse mejor para crecer, Leatherman decidio migrar a Microsoft Dynamics AX . Leatherman conto con Artsyl Technologies para integrar docAlpha y Dynamics AX y mantener la eficiencia de la captura inteligente automatizada. El resultado fue automatizacion de AP de punta a punta, con docAlpha capturando datos de facturas de proveedor para alimentar reglas de negocio que impulsan el flujo de trabajo en Dynamics AX.
“Con docAlpha y AX implementamos un proceso de requisicion de compra con una estructura de aprobacion clara que hace responsables a las personas de lo que piden y de obtener la aprobacion”, dijo Pierce.
Segun Pierce, el impacto en el negocio del nuevo proceso de AP ha sido notable para Leatherman.
“Poner un proceso con mayor visibilidad y control sobre compras y aprobacion de facturas ha sido muy beneficioso”, dijo Pierce. “Tiene un impacto enorme en el crecimiento de nuestro resultado.”
La revolucion digital del back office en accion
Para muchas organizaciones, mantener buenas relaciones con clientes y proveedores y maximizar la eficiencia del back office, como cuentas por pagar, sigue siendo una fuente de innovacion y ventaja competitiva poco explotada.
En muchos casos las empresas ya tienen los sistemas adecuados para los modelos de negocio que describe Gartner. Lo que suele faltar es el ‘tejido conectivo’ que convierta ERP y sistemas de gestion de contenido empresarial (ECM) en motores de una revolucion del negocio.
Las plataformas de transformacion digital, como docAlpha de Artsyl, se integran con sistemas de back office existentes para convertir datos no estructurados en documentos del ECM en datos estructurados que pueden almacenarse y gestionarse en sistemas ERP , de forma automatica y con minima intervencion humana.
Para el equipo de AP, esto elimina tareas rutinarias como emparejar factura y pedido, enrutar aprobaciones manualmente y codificar en mayor, entrada de datos de transacciones y archivo documental. Para la direccion, datos y documentos se convierten en informacion al instante, con mayor visibilidad de KPI criticos, incluido el flujo de caja. Para clientes, puede mejorar la capacidad de respuesta y el servicio a menor coste.
Para explorar como las aplicaciones de proceso inteligente y la transformacion de procesos pueden automatizar y acelerar operaciones en su organizacion, contacte a su representante de Artsyl Technologies.