Automatizar cuentas por pagar no es cirugia cerebral: hoy las tecnologias, sistemas y practicas son mas faciles de implementar y mas flexibles que nunca. Para empresas que llegan tarde a la automatizacion, la buena noticia es que el riesgo es bajo y las ganancias pueden llegar con rapidez.
A veces basta una revision rapida del proceso actual para detectar complejidades innecesarias y posibles fuentes de error que la automatizacion puede abordar.
La gran duda suele ser por donde empezar y que esperar en mejora de rendimiento. Con la experiencia de clientes y socios en Artsyl, ofrecemos una lista de cinco puntos util para que su departamento evalue procesos actuales y compare con referencias de exito.
Hoy la mayoria de organizaciones ha consolidado AP en operaciones centralizadas. Investigacion sectorial confirma que el 90% de empresas mantiene un departamento de AP centralizado. De ese 90%, un tercio opera en entorno de servicios compartidos.
Las economias de escala de un AP centralizado son claras: no hace falta duplicar la misma funcion en varias sedes ni invertir en equipamiento redundante.
Segun The Accounts Payable Network, la practica mas importante en AP centralizado es centralizar la recepcion de facturas. Si los proveedores envian facturas directamente a AP, se reducen retrasos del manejo manual y se facilita estandarizar procesos.
Las empresas que mantienen AP distribuido por cualquier motivo deberian buscar formas de estandarizar sistemas, practicas y politicas para lograr visibilidad en toda la organizacion.
Tras preguntar cuanto tarda, siga con: “Cuanto cree que DEBERIA tardar?”
Los estudios muestran que quienes van a la zaga en proceso y tecnologia suelen necesitar 14-24 dias o mas por factura. La media es de 8 a 13 dias. Las empresas lider reducen ese tiempo a 1-7 dias.
Segun Aberdeen Group, la automatizacion de AP puede bajar el tiempo de 20 dias a 3, permitiendo a los “rezagados” saltar al frente. La facturacion manual suele exigir al menos 15 pasos antes de contabilizar. Una revision profunda suele revelar pasos eliminables o automatizables.
Esta metrica aporta vision sobre productividad global de AP y la capacidad de escalar al crecer el negocio. La productividad varia por tamano e industria, pero en AP manual es habitual unas 50 facturas al dia por empleado, algo mas de 1.000 al mes.
Segun Aberdeen Group, con automatizacion de AP se pueden procesar mas de cuatro veces facturas que sin ella.
A menudo, crecimiento o fusion que supera la capacidad del equipo de AP es el detonante de automatizar. Las empresas que alcanzan esa eficiencia con automatizacion o bien capacitan al equipo actual para el mayor volumen o reasignan personas a otras areas con tareas de mayor valor.
El papel sigue siendo frecuente, sobre todo en la recepcion. Segun el Institute of Financial Operations, casi el 80% de empresas dijo que al menos la mitad de las facturas que recibe llega en papel.
Gracias a soluciones de captura inteligente que extraen datos de facturas en papel y archivos digitales, se puede lograr eficiencia, fiabilidad y previsibilidad altas con cualquier canal, siempre que el proceso automatizado este bien disenado y respaldado por la tecnologia adecuada.
Segun el Institute of Financial Operations, la mayoria informa que entre la mitad y tres cuartas partes de la facturacion es con OC, aunque varia por sector.
Por la falta de visibilidad y control del gasto en facturas sin OC, muchas empresas buscan aumentar el porcentaje con OC. Las facturas con OC suelen procesarse mas rapido y con mas precision porque la aprobacion ocurre al inicio y se puede emparejar factura, OC y recepcion de mercancia.
Las plataformas inteligentes pueden automatizar el emparejamiento de facturas con OC y dirigirlas al pago o, segun reglas de negocio, gestionar excepciones.
Donde la mayoria de facturas es sin OC, incluidos negocios de servicios (donde hasta el 90% puede ser sin OC), flujos de aprobacion basados en reglas aportan visibilidad y control del gasto.
En ambos casos, definir aprobacion, validacion e informes alineados con las practicas de la empresa es clave.
Para mas informacion sobre redefinir procesos y oportunidades de mayor eficiencia y control mediante automatizacion, contacte a su representante de Artsyl.