Parte 2 de nuestra serie de blog sobre automatizacion de AP y aliviar al equipo de AP del trabajo manual
Segun AIIM, el 27% de las organizaciones que dependen de procesos manuales necesitan de media entre 3 y 5 dias para la entrada de datos de factura, validacion y aprobacion. En empresas con soluciones automatizadas, el 26% indica que necesitan menos de un dia y el 22% menos de una hora.
Cual es el valor de un procesamiento mas rapido? No se trata solo de pagar facturas antes. Una de las mayores fuentes de valor es el acceso mas oportuno y preciso a datos financieros, como devengos contables, que permiten mayor visibilidad y control del efectivo.
Esa visibilidad y control sirven para lograr mas ahorro, por ejemplo pagando a proveedores antes y aprovechando descuentos por pronto pago.
Un nivel mas profundo: la ventaja definitiva es que su equipo financiero, incluido AP, puede dedicar mas tiempo a analizar datos, ver tendencias y aplicar su talento a preparar la organizacion para el futuro, en lugar de solo cumplir demandas del pasado.
Para reducir friccion en procesos de back office como cuentas por pagar, las empresas pueden apoyarse mas en los responsables del proceso y menos en TI para desplegar una solucion. Una gran mayoria (91%) de encuestados de AIIM vio valor en integrar automatizacion de AP con sistemas financieros como sistemas ERP , pero la integracion ya no es tan compleja como antes en despliegues de automatizacion financiera.
Hoy las soluciones de integracion como servicio agilizan el proceso y son lo bastante flexibles para que las integraciones no se rompan en cada actualizacion de sistema.
Tampoco la puesta en marcha de soluciones de extraccion inteligente de datos que “leen” facturas y extraen y validan informacion relevante: numeros de factura e importes, datos de proveedor e incluso codigos GL. Antes hacian falta muchas horas de preconfiguracion para cubrir muchos tipos y formatos de documento.
El aprendizaje automatico ayuda a que estos sistemas aprendan y se adapten a nuevos tipos de documento o excepciones de proceso. Sin depender tanto de TI o un desarrollador, pueden recibir indicaciones del responsable del proceso y ajustar sus algoritmos.
En la practica, las objeciones clasicas a la automatizacion de procesos, sobre todo en tareas rutinarias y de gran volumen como el manejo de facturas de AP, pierden fuerza frente a lo que ofrecen las soluciones actuales y los resultados que estan logrando empresas de todo tamano.
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