En cuentas por pagar, pocas empresas optimizan procesos para sacar dinero antes y pagar proveedores por adelantado. Con frecuencia bastan las dificultades con aprobaciones y pagos manuales para seguir el flujo de facturas, sin tiempo para pensar en el ahorro por descuentos por pronto pago que ofrecen muchos proveedores ni en el valor temporal del dinero en AP.
Es una oportunidad perdida en varios frentes. Las empresas que automatizan y agilizan AP pueden ir mas alla de ver el departamento como centro de coste. Empiezan a ver el conjunto y como su trabajo contribuye a la salud financiera y al rendimiento de la organizacion.
En ese contexto, la automatizacion de AP hace mas que reducir tiempo, coste y esfuerzo al pagar bienes o servicios. Permite acceso mas oportuno a datos, como devengos contables, y mejor visibilidad del flujo de caja. Asi el equipo de AP puede contribuir a la salud financiera ayudando a gestionar la linea de vida de la empresa: entradas y salidas de efectivo.
Cuando ese objetivo se alcanza con cierta previsibilidad, puede revisar contratos con proveedores y buscar mas ahorro mediante descuentos por pronto pago, una practica tan antigua como el comercio, pero con nuevo sentido en un mundo de automatizacion y control de procesos.
Mas alla del ahorro incremental, vistos con el valor temporal del dinero, los descuentos por pronto pago marcan diferencia. El principio basico es que el dinero hoy vale mas que la misma cantidad manana, por el interes que puede devengar o por reinvertirlo en crecimiento u optimizacion.
Los descuentos por pronto pago, aunque frecuentes entre proveedores, no siempre los aprovechan las empresas, en gran parte por falta de eficiencia e informacion interna. Segun investigacion de Ardent Partners, menos de una quinta parte (19%) de esos descuentos se captura.
Antes, el papel y la gestion manual podian excusar no procesar facturas a tiempo para plantearse descuentos; eso ya no vale. Soluciones automatizadas de facturas de proveedor como InvoiceAction de Artsyl , conectadas a ERP y ECM, pueden implementarse en unos 90 dias y ofrecer ROI solo por eficiencia de proceso (sin contar descuentos por pronto pago) en unos 180 dias de media.
Con automatizacion de AP, las empresas pueden equilibrar flujo de caja y descuentos por pronto pago para combinar lo mejor de ambos. Bien aplicados, esos descuentos benefician a proveedores y clientes: quien cobra antes puede volver a invertir; quien paga antes obtiene mejor retorno sobre capital circulante.
Asumir el concepto de valor temporal del dinero desde cuentas por pagar es otra forma de que AP deje el estereotipo de centro de coste y pase a ser un activo estrategico que suma valor.