Para organizaciones que buscan bajar costes, ganar eficiencia y ampliar la transparencia en toda la empresa, la automatizacion de procesos de negocio promete a la vez reducir costes operativos y aumentar la capacidad de planificar y ejecutar con vision estrategica mediante analisis mas oportunos y mejores decisiones.
Para muchas organizaciones, automatizar cuentas por pagar es fruta al alcance de la mano: retorno de inversion rapido y proceso transaccional bien definido con componentes que se pueden automatizar y agilizar con relativa facilidad.
Ya hay precedentes de buenos resultados al automatizar procesos manuales y propensos a error, como archivo y emparejado de facturas y documentos relacionados, entrada de datos de transacciones y enrutamiento de aprobaciones, mediante software de captura inteligente integrado con ERP y sistemas ECM.
Sin embargo, el exito de las iniciativas de automatizacion de AP depende en gran medida de una planificacion y preparacion cuidadosas. Un proyecto bien gestionado y el apoyo de un proveedor-partner competente facilitan un retorno rapido de la inversion.
Las claves estan en como se implementan esas soluciones y como se alinean con los sistemas y procesos existentes.
Nueve claves para el exito
Teniendo eso en cuenta, estas son nueve claves para el exito en la implementacion de la automatizacion de AP:
1. Entender el proceso es lo primero. Empiece documentando su proceso actual de AP. Las metricas deben incluir personal dedicado al procesamiento de facturas, volumen de facturas, tasa de error en entrada de datos, tiempo por etapa y tasa de pagos a tiempo. Conocer esas metricas desde el inicio le permitira medir el ROI del proyecto, beneficiar a AP y ofrecer una hoja de ruta y referencias para otros proyectos de automatizacion de procesos.
2. Comprenda que sistemas tiene y que tareas cubren bien. Sus requisitos se cubren solo con captura inteligente o tambien necesita flujo de trabajo? Tiene ERP y sistemas de gestion de contenido empresarial (ECM) que deban integrarse? Las soluciones actuales de automatizacion de AP van de la automatizacion de punta a punta a captura, flujos y portales separados que mejoran el entorno existente. Enumere los sistemas que intercambiaran informacion con la solucion de captura.
3. Identifique los puntos de entrada de las facturas. Quien las recibe y donde? En que formatos llegan? La recepcion distribuida es dificil de controlar; la centralizacion es una buena practica. Si la recepcion esta distribuida, defina un plan de centralizacion. Cual es la forma mas eficiente de capturarlas cuanto antes? Tiene recursos de escaneo? Un buzon de correo dedicado a facturas? Llegan o se escanean por lotes? Con que frecuencia aparecen documentos que no son factura en el lote?
4. Debe definir un proceso para separar y clasificar documentos. Las soluciones de captura inteligente pueden separar, indexar y archivar segun el contenido. Definir tipos de documento, datos accionables y mecanismos de validacion es parte esencial del proceso automatizado.
5. Identifique los campos de datos a capturar y validar. Centrese en lo necesario para sus metas; campos adicionales “nice to have” encarecen el mantenimiento de la solucion.
6. Defina donde se almacenaran las imagenes y la politica de retencion.
7. Prepare una copia del maestro de proveedores y un conjunto representativo de unos cientos de imagenes de facturas para el proveedor de la solucion. Eso facilita la configuracion y mejora la calidad de captura.
8. Cree un plan de implementacion con el proveedor de la solucion. Minimice la interrupcion al equipo de AP y asegure que la implementacion no impida cumplir las responsabilidades diarias. Programe formacion adecuada y un periodo de adopcion con soporte (su equipo o el del proveedor) para resolver dudas e incidencias con rapidez.
9. Mida periodicamente el rendimiento del proceso automatizado y comparelo con las metricas previas a la automatizacion. Asi podra fijar metas nuevas para seguir optimizando y justificar inversiones adicionales en automatizacion de procesos en finanzas y en el resto de la organizacion.
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