En esta serie en varias partes hemos visto como las empresas pueden identificar puntos de dolor, comunicarlos a la direccion para obtener apoyo, mapear sus procesos P2P para eliminar cuellos de botella y poner en marcha un proyecto piloto. En este articulo ofrecemos ideas para medir los resultados de su iniciativa de automatizacion de AP y vigilar los procesos para una mejora continua.
“Lo que se mide se mejora” — Peter Drucker
Su organizacion ha completado con exito un proyecto piloto para detectar requisitos omitidos, cuellos de botella inesperados u otros problemas con el plan de automatizacion de AP, y ha creado la oportunidad de obtener el apoyo de todas las partes implicadas, desde la direccion hasta los usuarios finales.
A veces, cuando las empresas llegan tan lejos y por fin entran en produccion, se asume que el proyecto esta terminado y que, una vez todo operativo, la iniciativa puede declararse un exito.
Sin duda hay motivo para celebrar un hito importante, pero “entrar en produccion” con automatizacion de AP suele ser el comienzo de una nueva etapa mas larga en el viaje de transformacion digital.
En esta fase critica, medir resultados y vigilar indicadores clave permite validar el exito del proyecto y establecer practicas para medir y vigilar de forma continua en busca de mejora.
Calculos utiles para el ROI de AP
Entrar en produccion con un proyecto de automatizacion de AP suele significar cumplir los compromisos iniciales que obtuvieron presupuesto y apoyo para la iniciativa. Cuando esos resultados no cumplen expectativas, conviene revisar las hipotesis de partida y el resultado final para localizar la discrepancia.
A continuacion, un resumen basico de calculos y metricas a considerar en el primer ano y a lo largo de los primeros cinco anos para demostrar resultados cuantificables de su proyecto de automatizacion de AP.
Coste total por factura: (Numero de empleados de AP * salario medio anual) / Numero de facturas anuales (no incluye costes generales ni otros costes indirectos)
Indice de pago perfecto: % electronico * % pagado a tiempo * % descuento obtenido
ROI del primer ano (%): Ahorro anual / Coste total de implementacion
Periodo de recuperacion: Coste total de propiedad (suscripcion anual * numero de anos + coste de implementacion) / Ahorro anual
ROI a 5 anos: (Ahorro anual * 5) / (Coste total de propiedad + costes de mantenimiento a 5 anos)
Vigilar KPI para optimizacion continua
El ROI y el coste por factura aportan metricas utiles sobre la iniciativa de automatizacion de AP; definir y vigilar indicadores alineados con los objetivos del negocio eleva el papel de AP de centro de coste a activo estrategico.
A menudo, otros motivos ademas del ahorro son clave para priorizar la automatizacion de AP. En nuestra experiencia en Artsyl, el crecimiento del negocio suele impulsar la necesidad de automatizacion de AP: tanto empresas en crecimiento que no dan abasto en back office como organizaciones visionarias que amplian operaciones y buscan puntos debiles en procesos internos.
Definir y vigilar KPI de cuentas por pagar centrados en la capacidad de ver y evaluar el flujo de caja en tiempo casi real, aprovechar descuentos por pronto pago y absorber mas volumen con el mismo equipo de AP habla de la preparacion de AP para apoyar al negocio y sus metas estrategicas.
Proximos pasos
Completar con exito un proyecto de automatizacion de AP puede tener un impacto mas profundo que reducir el coste de procesar facturas. Puede convertirse en impulso para la transformacion digital: digitalizar y automatizar otros procesos y una mejora de procesos a escala de empresa.
Para mas informacion sobre como seguir su camino hacia la automatizacion de AP y la mejora de procesos, contacte a su ejecutivo de cuenta de Artsyl Technologies.