"Supongo que es tentador, si la unica herramienta que tiene es un martillo, tratar todo como si fuera un clavo." — Abraham Maslow.
La idea conocida como ley del martillo, o martillo de Maslow, describe un sesgo cognitivo: depender en exceso de una herramienta conocida. En el mundo de la automatizacion de procesos, es tentador ver como candidata a automatizar cualquier proceso donde una persona pasa mas de unos minutos ante teclado y raton en una tarea tediosa.
En la practica, la mayoria de empresas y proveedores de soluciones se ha centrado en los procesos mas evidentes: altos volumenes y alta velocidad de datos, documentos y transacciones que exigen mucha intervencion humana ineficiente. En ese contexto, el procesamiento de facturas de proveedor en CxP y la gestion de pedidos de venta son ejemplos tipicos de automatizacion inteligente de procesos.
Las mismas oportunidades existen en banca, donde abrir cuentas o tramitar hipotecas son victorias relativamente faciles de alcanzar. Las aseguradoras tambien han aprovechado la automatizacion para aliviar reclamaciones de salud o lesiones, o la incorporacion de clientes o empleados. Las empresas de transporte, por su parte, han apuntado a cadena de suministro y logistica.
Dicho esto, no todo proceso es ideal para automatizar, aunque enfoques inteligentes, flexibles y de bajo codigo alivien la carga a TI y reduzcan el coste total de propiedad.
Como pueden las empresas evaluar procesos y elegir los mejores candidatos a automatizacion donde la IPA ofrezca el mejor ROI? Ese proceso empieza por dar un paso atras y entender bien el flujo en cuestion. A menudo se omite ese paso crucial y la experiencia con la IPA es suboptima porque se recorta el analisis de QUE automatizar y POR QUE.
El peor escenario en automatizacion de procesos es acelerar un proceso defectuoso o mal entendido, de modo que los problemas ocurren mas rapido.
Teniendo eso en cuenta, el punto de partida para evaluar un candidato a IPA incluye:
Mas en general, hay categorias de tareas que ayudan a priorizar candidatos a automatizacion. A menudo, clientes de Artsyl que empezaron por victorias faciles como facturas de proveedor en CxP o pedidos de venta evaluan otros procesos con este marco. Para ellos, la plataforma invertida ya se ha amortizado y ya conocen implantacion y adopcion.
En esa fase pueden tener una lista larga de candidatos; la cuestion es priorizar.
Priorizar suele implicar profundizar en procesos con buen encaje. Puede incluir como la IPA aporta automatizando lo siguiente:
Actualizar informacion: limpiar direcciones de proveedores o clientes en ERP o CRM, o cualquier dato que pase de una fuente (sistema, documento o comunicacion) a otra. Incluye crear registros de transaccion aprobados para compras o ventas, quitando tareas tediosas al equipo y manteniendo datos oportunos en el sistema.
Transferir informacion: con Big Data surge donde guardar, como organizarlo y como moverlo. En fusiones o adquisiciones hay que consolidar ERP, CRM, RR. HH. y otros sistemas. Las plataformas IPA ofrecen herramientas inteligentes y flexibles para integrar sistemas. Con datos y documentos entrantes, como facturas de proveedor o pedidos de clientes, aplicaciones IPA como docAlpha de Artsyl pueden clasificar, ordenar y archivar datos y documentos en el ERP o ECM adecuado y crear registros o transacciones cuando haga falta.
Tareas urgentes: cuando hablamos de "velocidad" de un proceso ademas de volumen, entramos tiempo y urgencia. Cualquier proceso que exija atencion oportuna puede ser buen candidato a IPA. Procesar antes un pedido de venta impacta el flujo de caja y da datos mas oportunos para el cliente y para analisis y prevision comercial. En CxP, mayor velocidad puede traducirse en descuentos por pronto pago y mejor visibilidad de devengos contables.
Quiere saber mas sobre lo que permiten los sistemas y aplicaciones actuales de automatizacion inteligente de procesos para elaborar su propia lista objetivo? Visite la pagina de recursos de Artsyl.