Para organizaciones y departamentos de CxP que no estan listos para asumir de golpe una iniciativa completa de automatizacion de procesos, hay pasos concretos para pasar de lo manual y basado en papel a operaciones digitales y totalmente automatizadas. Lo mejor es que cada paso del camino puede dar beneficios rapidos, demostrar retorno y fortalecer el caso de negocio para seguir mejorando el proceso.
Aqui tiene un resumen de los primeros pasos para departamentos de CxP que quieren elevar sus operaciones y lograr mayor eficiencia y control.
Paso 1: Digitalizar
Dejar el papel en las facturas de CxP no significa que su organizacion deba dejar de aceptar facturas en papel de los proveedores. Por supuesto, facilitar que los proveedores envien pagos electronicamente ayuda mucho a aligerar la carga del papel.
Sin embargo, digitalizar CxP puede incluir aceptar facturas en papel junto con envios digitales, escaneandolas y convirtiendolas en documentos y datos digitales de forma automatica.
El software de captura inteligente puede transformar tanto papel escaneado como documentos digitales en la informacion que necesita para automatizar CxP. Soluciones como docAlpha de Artsyl Technologies pueden recibir facturas por varios canales, incluido papel escaneado, PDF/Word por correo, portal web, FTP o eFax, e identificar datos relevantes como datos de contacto del proveedor, partidas de factura, detalle de lineas, etc. Integrado con el ERP u otros sistemas, puede validar lo capturado contrastando con esos sistemas y detectar posibles duplicados.
Paso 2: Automatizar enrutamiento y aprobacion
Con datos disponibles a partir de papel escaneado y facturas digitales nativas (y tambien de pedidos y recepciones), su organizacion tiene la informacion necesaria para eliminar el segundo cuello de botella mas habitual en compra a pago: el enrutamiento de aprobaciones.
Soluciones automatizadas como InvoiceAction de Artsyl Technologies aprovechan los datos de los documentos para decidir a quien debe ir cada factura para aprobacion. La integracion con el ERP simplifica la codificacion contable en el proceso, de modo que los aprobadores tienen la informacion a mano. Los flujos de trabajo para CxP pueden determinar automaticamente el aprobador segun criterios como importe o departamento, incluyendo varios niveles de aprobacion.
Para facturas con orden de compra, estas soluciones pueden conciliar presupuestos, pedidos, facturas y recepciones y crear transacciones de cuentas por pagar en el ERP. En el proceso pueden identificar excepciones para marcarlas y gestionarlas segun reglas de negocio.
Ademas, estos sistemas pueden atajar cuellos de botella del proceso, enviando recordatorios y alertas para que las aprobaciones se cumplan a tiempo. Incluso pueden ajustar los flujos cuando un aprobador viaja, esta de vacaciones o no esta disponible.
Paso 3: Optimizar flujo de caja y descuentos por pago anticipado
Ya ha atacado cuellos de botella y fuentes de error y riesgo automatizando documentos, entrada de datos y enrutamiento de facturas. Ahora tiene control suficiente sobre el proceso para generar ahorros adicionales con descuentos por pago anticipado sin perder de vista el flujo de caja.
En esta fase, los departamentos de CxP pueden revisar de cerca las relaciones con proveedores y condiciones de pago y llegar a acuerdos que beneficien a proveedores y a la organizacion.
El descuento dinamico es un buen ejemplo: ofrece un rango de descuentos por pago anticipado (o cargos por pago tardio). Con sistemas que quitan el procesamiento de pagos como obstaculo para pagar pronto, y datos mas oportunos sobre devengos y flujo de caja, los responsables de CxP pueden decidir como maximizar descuentos manteniendo el flujo de caja.
Paso 4: Seguir avanzando
Con el proceso de CxP bajo control, la organizacion deberia tener las herramientas adecuadas para seguir analizando y mejorando el proceso o adaptarse a cambios del negocio. Si la empresa crece de forma organica o por fusiones y adquisiciones, los sistemas y procesos podran escalar y adaptarse.
Al mismo tiempo, bien ejecutada, la iniciativa de automatizacion de CxP puede servir de ejemplo de como otras areas (back office u oficina) pueden agilizarse y mejorar para un impacto positivo mayor.
De el siguiente paso
Para mas informacion sobre como empezar su camino de automatizacion de CxP, contacte a su representante de Artsyl Technologies y solicite una demostracion de la plataforma de procesos inteligentes docAlpha y de la solucion de automatizacion de CxP InvoiceAction .